home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / orgpims_ / fabrc7.zip / ORGANIZE.EXE / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-09-13  |  149KB  |  3,484 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                     ORGANIZE! YOUR COLLECTION
  13.                
  14.         A Complete Database For Organizing Fabrics & Notions
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                        HomeCraft Software
  25.                            P.O. Box 974
  26.                     Tualatin, OR  97062  USA
  27.  
  28.          In the U.S. call 1-800-207-7735 to order you copy
  29.  
  30.                        Compuserve: 71450,254
  31.                           AOL: Steve-PSG      
  32.                   EMail: 71450.254@compuserve.com               
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45. This manual and accompanying software copyright 1991, 1992, 1993,
  46. 1994, 1995 by H.C.P. Services, Inc. -- All Rights Reserved.
  47. Portions Copyright 1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  48. TRY BEFORE YOU BUY SOFTWARE
  49.  
  50. This is try before you buy software.  This means you can try this
  51. software to find out whether it provides what you need before you
  52. pay for it.  There are no limits in this software nor is it
  53. crippled in any way.  It is true "try before you buy" software.  
  54.  
  55. You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  56. a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  57. copies of it with your friends and upload it to your favorite
  58. bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  59. been using it for more than 60 days, you must register as a user
  60. by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  61. for more than 60 days without registering.
  62.  
  63.  
  64. Registration Information
  65.  
  66. This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  67. international copyright law.  If you are using this software for
  68. more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  69. continue to use it.  The registration for a single copy is $39.95
  70. (plus $6.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note
  71. that even though you may have purchased this disk from a retail
  72. store or via mail order, you have not purchased a registered
  73. copy.  What you've paid for this disk was a fee that compensates
  74. the vendor for their costs, time and effort in making this disk
  75. available.
  76.  
  77. We accept company checks, personal checks, VISA and Master Card.
  78. All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  79. dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users outside the U.S. may
  80. also register with our distributors in various countries.  When
  81. ordering direct from PSG-HomeCraft, note that we accept cheques
  82. in your local currency from users in Canada, Mexico, Australia,
  83. the United Kingdom, New Zealand, Sweden, Norway, France, Germany,
  84. Denmark, The Netherlands, Japan and Switzerland.  We will add
  85. other countries as our bank allows.
  86.  
  87. When you register you will receive:
  88.  
  89. []  The current version of this software.  We are constantly
  90. making improvements and adding features suggested by users.  We
  91. do not duplicate your disk until just before we ship the
  92. registered version of your software, thus you get the very latest
  93. version.
  94. []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  95. quick reference card.
  96.  
  97. [] Free unlimited technical support via telephone, fax, mail or
  98. electronic mail.
  99.  
  100. [] A free subscription to our newsletter which includes user
  101. tips, help with using your computer, information about upgrades
  102. and new cataloging systems.
  103.  
  104. [] More than 20 additional cataloging formats including: stamps, 
  105. coins, music, books, video tapes, art, home inventory, sports 
  106. cards, comic books, phone cards, and more!  
  107.  
  108. [] Additional utilities that provide features such as a search
  109. and replace capability, font control, page numbering, control of
  110. the Quick View screen, and more.
  111.  
  112.  
  113. MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  114.  
  115. If you wish to use this software on a network or simultaneously
  116. on more than one computer (eg. on a computer at home and
  117. another computer at work or in the office of a charity), you
  118. will need a site license.  Please contact PSG-HomeCraft or any of
  119. our distributors for information about site licenses.
  120.  
  121.  
  122. DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  123.  
  124. (Please see the VENDOR.DOC file).
  125.  
  126. Please feel free to give away copies of the shareware version of
  127. this software to friends, relatives, acquaintances or even
  128. strangers as long as no fee is charged.
  129.  
  130.  
  131.  
  132. OUR GUARANTEE
  133.  
  134. If you have any problems with this program or the disk it is on,
  135. without regard to where you obtained it, you may send it to
  136. PSG-HomeCraft Software for a free update to the current version.
  137. SPECIALTY  DATABASE    
  138. U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  139.  
  140. NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  141. you on the express condition that you agree to this software
  142. license.  By using this software you agree to the following
  143. provisions.
  144.  
  145. <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  146. is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  147. copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  148. software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  149. lease, modify, translate, convert to another programming
  150. language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  151.  
  152. <2> You may make as many copies of this software as you need for
  153. backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  154. charged.  Private individuals may use this software on more than
  155. one computer, provided there is no chance it will be used
  156. simultaneously on more than one computer.  This software may not
  157. be used on more than one computer, nor installed on more than one
  158. hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  159. corporation, government agency or department, or institution of
  160. any kind.  If you need to install this software on more than one
  161. computer or on a network, please contact us for information about
  162. a site license.
  163.  
  164. WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  165. THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  166. LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  167. FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  168. AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  169. ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  170. DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  171. CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  172. INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  173. BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  174. EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  175. EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  176. REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  177. BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  178. Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  179. for consequential or incidental damages, so the above limitation
  180. may not apply to you.
  181.  
  182. This agreement shall be governed by the laws of the State of
  183. Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  184. any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  185. proceeding brought by either party against the other arising out
  186. of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  187. or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  188. County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  189. jurisdiction of said courts."
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195. Information in this manual is subject to change without notice
  196. and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  197. Services, Inc. or PSG-HomeCraft Software.  This manual and
  198. accompanying software is copyrighted and protected under both
  199. Federal Law and the Berne Convention (international law).
  200.  
  201.  
  202.  
  203. This manual is copyright 1991, 1992, 1993, 1994, 1995 by H.C.P.
  204. Services, Inc. -- All Rights Reserved
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211. IBM is a trademark of International Business Machines
  212. Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  213. dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  214. Organize! and Organize! Your... are trademarks of H.C.P.
  215.      Services, Inc.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222. Part number: 302-001A
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234. HomeCraft Software
  235. P.O. Box 974
  236. Tualatin, OR 97062
  237. (503) 692-3732
  238. (503) 692-0382 (FAX)
  239.  
  240.  
  241.                TABLE OF CONTENTS
  242.  
  243.  
  244.  
  245.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  246.                     Using This Manual                       2
  247.                     Technical Support                       3
  248.  
  249.                SECTION TWO - INSTALLATION                   5
  250.  
  251.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  252.                     Starting The Software                   9
  253.                     Using The Menus                         11
  254.                     Make A New Entry                        12
  255.  
  256.                     Editing                                 13
  257.                     Searching And Printed Reports           14
  258.                     Printed Reports                         15
  259.                     Utilities                               16
  260.  
  261.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  262.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  263.                     The Main Screen                         20
  264.                     Memos                                   22
  265.                     The Menus                               23
  266.  
  267.                     Make Entries Menu                       23
  268.                     Edit Menu                               25
  269.                     Search Menu                             27
  270.                          List All Entries                   27
  271.                          Sequential Searches                28
  272.                          Alphabetical Searches              29
  273.                          Global Searches                    31
  274.  
  275.                     Utilities Menu                          33
  276.                          Copy Entries                       33
  277.                          Import dBase File                  36
  278.                          Reindex                            37
  279.  
  280.                          Sorting                            38
  281.                          Set Up New Format                  41
  282.                          Set Up Macro                       45
  283.  
  284.                          Set Security Code                  45
  285.                          Delete Catalog                     47
  286.                          Select Catalog                     47
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.                     Report Menu                             48
  295.                          Send (Report) To                   48
  296.                          Page Length                        50
  297.                          Set Up Report Format               51
  298.                          Printing Reports                   54
  299.  
  300.                     Exit Menu                               55
  301.                          Backing Up Your Catalog            55
  302.                     
  303.                     Help Menu                               56
  304.  
  305.                     Return (Menu Selection)                 56
  306.                     Calculator                              56
  307.                     Graphic Images                          57
  308.  
  309.  
  310.                SECTION FIVE - Cataloging Fabrics & Notions  59
  311.  
  312.                APPENDIX A - PROBLEM SOLVING                 63
  313.  
  314.  
  315.  
  316. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 1 
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323. SECTION ONE - INTRODUCTION
  324.  
  325.  
  326. HomeCraft's ORGANIZE Your Collection is an easy-to-use data-
  327. base/cataloging program designed specifically for organizing
  328. collections.
  329.  
  330. This software was developed as a part of HomeCraft's
  331. collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  332. recognized internationally as the leading publisher of software
  333. for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  334. cards and books.  Here's what the press has said about our
  335. software:
  336.  
  337. "menu driven and easy" - PC Magazine
  338.  
  339. "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  340. Week
  341.  
  342. "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  343. in his nationally syndicated newspaper column.
  344.  
  345. "first class support is what separates HomeCraft's software
  346. from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  347. which our software was rated the best available for cataloging a
  348. record/CD collection.
  349.  
  350.  
  351.  
  352. USING THIS MANUAL
  353.  
  354. This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  355. one is the section you are now reading and it contains the
  356. introductory information.  Part two describes how to install this
  357. software on your computer.
  358.  
  359. The third section provides quick start instructions.  Please read
  360. this section before starting to use this software.  It is short
  361. and has been designed to provide the key information needed to
  362. get you quickly started using the basic functions provided by
  363. this software.
  364. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 2
  365.  
  366.  
  367. The fourth section is a reference section that describes in
  368. detail all of the features in this software.
  369.  
  370. Section five provides the details about the various organiza
  371. -tional systems provided with this software
  372.  
  373. No computer experience is required to use this software, however
  374. you will need to know which letter designates each disk drive on
  375. your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  376. floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  377. for the letters used to designate the drives on your computer.  
  378.  
  379. NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  380. changes to the software since the manual was printed.  To get a
  381. printed copy of the README.TXT file do the following:
  382.  
  383. 1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  384. file.
  385.  
  386. 2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  387.  
  388.  
  389. SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  390. that are fully IBM compatible and have at least 380K of memory
  391. available.  A color monitor is required for some of the features. 
  392. A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  393. disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  394. available.  If you have a hard disk, please put this software on
  395. your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  396. Database software such as this software is very disk intensive. 
  397. Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  398. floppy disk will slow it down considerably.
  399.  
  400.  
  401. TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  402. please read this manual first.  Appendix B provides a trouble
  403. shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  404. are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  405. to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  406. for unregistered users (full support is available for registered
  407. users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  408. available from 9am till 5pm pacific time monday through friday. 
  409. You may also contact us by writing to us at:
  410.  
  411. HomeCraft
  412. P.O. Box 974
  413. Tualatin,  OR 97062
  414. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 3
  415.  
  416.  
  417.  
  418. MAKE BACK UP COPIES
  419.  
  420. The most important suggestion I can pass on to you is to make
  421. back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  422. If you have a hard disk I recommend using software such as
  423. FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  424. utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  425. many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  426. only being able to restore lost files onto a similar computer
  427. using the same version of DOS.  (That may not always be
  428. possible).  For something as critical as making backup copies I
  429. prefer software that will backup and restore from and to any hard
  430. disk using any version of DOS on any computer.
  431.  
  432. This version does include a backup utility.  This  utility will
  433. backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  434. a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  435. capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  436. insure you have something you can use to backup up your data. 
  437. However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  438. First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  439. that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  440. longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  441. the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  442. your backup disks you can lose track of what files are on which
  443. disks.
  444.  
  445.  
  446.  
  447. <page 4 is intentioally blank and not included here.>
  448. ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 5
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453. SECTION TWO - INSTALLATION
  454.  
  455.  
  456. Installation of this software is straight forward.  First make a
  457. backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  458. came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  459. Generally you can use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  460. disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  461. depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  462. configuration in your computer.
  463.  
  464. If you should damage or lose your only copy of this software, you
  465. can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  466. blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  467. the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  468. currency, for air mail postage).
  469.  
  470. There are three disk configurations for which this software can
  471. be installed.
  472.  
  473.  
  474. Hard Disk Installation
  475.  
  476. To install on a hard disk:
  477.  
  478. + Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  479.  
  480. + Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  481. set for the disk drive that contains the this software floppy
  482. disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  483. your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  484. ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  485. different drive by typing the letter representing the drive you
  486. want to use, a colon, and then pushing ENTER.  (See Appendix E
  487. for help with using DOS).
  488.  
  489. + Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  490. screen.
  491.  
  492.  
  493. NOTE: The installation process will supply a default directory
  494. name.  However, if you are using several different versions of
  495. this software to catalog different types of collections, be sure
  496. to install each version in a different directory.  You might
  497. possibly want to name the directories so they reflect the type of
  498. collection being cataloged.
  499. ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 6
  500.  
  501.  
  502. Single Drive Floppy Disk Installation
  503.  
  504. If your computer only has a single floppy drive you will have to
  505. install the software manually.  The easiest way might be to 
  506. install the software on someone else's hard drive and then copy
  507. all of the files from the hard drive to your floppy disk.
  508. Please note that this software can not be used on a
  509. with single 360K floppy drive and no hard disk.  If
  510. you have a single floppy drive it must have a capacity
  511. of at least a 720K.
  512.  
  513. NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  514. no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  515. Please see the user license at the front of this manual.
  516.  
  517. Once installed most of the files on the disk are data (DAT) or
  518. set (SET) files.  These are the formats for the various 
  519. organizing systems.  The name of each file indicates what
  520. it is used for and corresponds to the catalog names given in
  521. section 5 of this manual.  You can erase any DAT and SET
  522. files that are used for areas you are not interested in
  523. organizing.
  524.  
  525.  
  526. To install the software manually:
  527.  
  528. You'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  529. type LHA E ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  530. been de-archived you can erase the ORGANIZE.LZH file.  The disk
  531. can now be used.  Just type OYC to start the software.
  532.  
  533.  
  534. Dual Floppy Drive Installation
  535.  
  536. If your computer has two floppy drives you can install this
  537. software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  538. First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  539. Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  540. type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  541. In this case the drive you want to install the software on is the
  542. "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  543. When the installation asks for the name of a directory, a default
  544. name of \OYC will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  545. the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  546. the software in the root directory on the floppy disk.
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551. <<Pages 7 & 8 are intentionally blank and not included here.>>
  552. _______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 9
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557. SECTION THREE - QUICK START
  558. STARTING THE SOFTWARE
  559.  
  560. As you read through this section I recommend you have the
  561. software installed and running on your computer.  When you
  562. first start OYC it will be ready to use and set to accept
  563. your first entry.  As I describe examples, I suggest you 
  564. duplicate the steps I'm describing using your computer. 
  565.  
  566. This section will take you through all the main functions in
  567. the software.  The Quick Start section does not describe all of
  568. the functions available, just those you need in order to use the
  569. basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  570. the functions and features in this software you will need to read
  571. the reference section of this manual.
  572.  
  573. To start this software type OYC at the DOS prompt and push ENTER.
  574.  
  575. If you are using this software on a hard disk, you will need to
  576. be in the directory or subdirectory in which the software was
  577. installed before you type OYC.  If when your computer first
  578. starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  579. directory in which this software was installed.  If you used the
  580. default directory name of OYC supplied by the installation
  581. software, you would type:
  582.  
  583.          CD \OYC
  584.      
  585. The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC will
  586. put you in the OYC directory.  Once in the OYC directory you can
  587. type OYC to start the software.
  588. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 10
  589.  
  590.  
  591.   COMMAND LINE - When starting the software you may enter the 
  592.   name of the catalog you want to use as a part of the command 
  593.   that starts the software.  In normal circumstances the 
  594.   software will boot up and use the same catalog that was in 
  595.   use when you last exited the software.  If you'd like to use 
  596.   a different catalog type OYC, then a space, then the name of
  597.   the catalog you want to use.  For example, if you want
  598.   to use CATALOG, you would type OYC CATALOG at the DOS prompt.
  599.  
  600.  
  601.  
  602. THE MAIN SCREEN
  603.  
  604. After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  605. running and display the complete cataloging format for your
  606. collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  607. screen as the "Main Screen."
  608.  
  609. The key parts of the Main Screen are the top and bottom two 
  610. lines.  They provide status information and menu
  611. selections.  The majority of the screen is used to display the
  612. information lines (fields) in use.  
  613.  
  614. When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  615. can return to the Main Screen from any other function such as
  616. editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  617. key is used to clear the screen and reset everything back to
  618. the default settings.  With the Main Screen displayed you can
  619. immediately start typing and saving new entries.  But, before
  620. getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  621.  
  622. OYC provides drop-down menus that show you, at a
  623. glance, all of your options.  The names of the menus are
  624. displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  625. Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  626.  
  627.  
  628. Using The Menus
  629.  
  630. To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  631. letter included as a part of the name of the menu you want to
  632. display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  633. down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  634. shown in figure three.
  635.  
  636. Once any of the drop-down menus is displayed you can move
  637. from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  638. Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  639. until the Make entries menu is displayed again.
  640. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 11
  641.  
  642. A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  643. function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  644. and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  645. menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  646. the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  647. selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  648.  
  649. Some of the functions can be used directly without going through
  650. a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  651. menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  652. "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  653. save an entry without using the drop-down menu.
  654.  
  655. To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  656. bar and then push the ENTER key.
  657.  
  658. For example, to exit from the program push the right cursor key
  659. until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  660. Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  661. type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  662. should never turn your computer off while a program (any program,
  663. except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  664. the software before turning your computer off.
  665.  
  666. If you do not want to make a selection from a menu you can return
  667. to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  668. key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  669. the screen.
  670.  
  671. If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  672. screen.
  673.  
  674.  
  675. USING A MOUSE
  676.  
  677. A mouse may be used to operate most of the functions in OYC. 
  678. A rectangular mouse cursor will appear on the screen whenever
  679. the mouse is active.  If you know the mouse is active, but you 
  680. do not see the mouse cursor try moving the mouse slightly.
  681.  
  682. The left button on the mouse serves as the "ENTER" key.  To 
  683. make a selection place the mouse cursor on the item you want to
  684. select and push the left mouse button.  When making a selection 
  685. from a menu you will need to "double" click the mouse.  Double
  686. clicking means to push the left mouse button twice in rapid
  687. succession.  Pushing the left mouse button once will move the
  688. highlight bar to the menu selection marked by the mouse cursor. 
  689. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 12
  690.  
  691. Pushing it a second time selects that option.
  692.  
  693. The right mouse button serves as an ESC key.  In many cases when
  694. the software asks you to push the ESC key, you can also push 
  695. the right mouse button.
  696.  
  697. Please note that a series of prompts across the bottom of the
  698. Main Screen provides direct mouse access to the short cut keys.
  699. The numbers in these prompts refer to the "F" key numbers.     
  700.  
  701. The mouse can be used at nearly every prompt in OYC.  With
  702. prompts that request a (Y/N) response, place the mouse cursor
  703. on either the "Y" or "N" and push the left mouse key once.
  704. Anytime a prompt asks you to push a letter to make a selection
  705. you can place the mouse cursor on that letter (in the prompt)
  706. and push the left mouse key.
  707.  
  708. You can even bypass the opening copyright screen by clicking
  709. the left mouse key after the copyright screen appears.
  710.  
  711.  
  712.  
  713. MAKING NEW ENTRIES
  714.  
  715. When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  716. and the cursor will be in the left hand space on the top
  717. line.
  718.  
  719. The names of the lines are listed along the left side of the
  720. screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  721. the space available for entering information related to the line
  722. name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  723. the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  724. end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  725.  
  726. To enter the information you want to catalog, just type it on the
  727. appropriate line.
  728.  
  729. Starting with the top line, fill in the appropriate informa-
  730. and push ENTER.  That will move the cursor down to the first 
  731. character of the next line.
  732.  
  733. NOTE: The cataloging format as it appears on your screen may not
  734. be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  735. add other additional lines, and change the titles of most lines. 
  736. We'll be discussing how to do that shortly.
  737.  
  738. Then put in the rest of this entry by filling in the rest of the
  739. lines.
  740. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 13
  741.  
  742. You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  743. put the cursor at the spot where a correction is needed and
  744. just typing the new information.  When the entry is complete
  745. and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  746. highlighted so all you need to do next is push ENTER. 
  747.  
  748. Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  749. the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  750. Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  751. corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  752. will be number 2.
  753.  
  754. Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  755. F5 key is short cut key that saves entries.  Push ALT-M and
  756. notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  757. pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  758. drop-down menu.  You can also use the mouse to save entries
  759. by clicking on the "5 Save" prompt at the bottom of the screen.
  760.  
  761. That's it.  That's all there is to entering information into your
  762. catalog.  Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  763.  
  764.  
  765. EDITING
  766.  
  767. Now let's see if the information you just typed is really stored
  768. in the database.  The Editor lets you look at any entry and
  769. browse forward and backward through all of your entries.  To use
  770. the editor push ALT-E.  The "Select Number" option will be
  771. highlighted as shown in figure five.  Push the ENTER key and a
  772. window will appear asking you to type an entry number.  Push
  773. number 1 and then push ENTER.  The first entry will be displayed.
  774.  
  775. You can now do any of several things: You can modify this entry
  776. by moving the cursor to the word(s) to be modified and typing the
  777. changes.  When the changes are complete push ALT-E and move the
  778. scroll bar to "Save Changes."  Then push the ENTER key to save
  779. the changes you just made.  Also notice that you can push F5 to
  780. save the changes without using the drop-down menu.
  781.  
  782. The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  783. menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  784. To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  785. through your catalog.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  786. to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  787. entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  788. page through all of them.
  789.  
  790. The drop-down menus always show all of the available options.
  791. Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  792. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 14
  793.  
  794. identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  795. browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  796. down menu or by pushing F1 or F2.  You can also use the mouse
  797. to browse forward and backward by clicking on either the
  798. "1 Back" or "2 Fwd" prompts at the bottom of the screen.
  799.  
  800.  
  801. SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  802.  
  803. Two types of "searches" are provided by OYC.  The first is a
  804. listing.  There are two types of listings.  These are shown in
  805. the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  806.  
  807. List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  808. number and have all of the entries between (and including) the
  809. two numbers listed in sequence.
  810.  
  811. List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  812. or numerical order.  To use this function you need to be using
  813. the indexes.
  814.  
  815. The second box down from the top on the Search menu lists the
  816. various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  817. these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  818. screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  819. the Make entries menu as the key that erases the screen).  You
  820. can also use the mouse by clicking on the "7 Clr" prompt.
  821.  
  822.  
  823. Sequential Searches
  824.  
  825. To search for something first enter the information you want to
  826. find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  827. a specific SEASON.  Move the cursor to the SEASON line.  Let's 
  828. say you wanted to find all of the fabrics that are appropriate
  829. for spring clothes.  To start this search first type "SPRING"
  830. on the SEASON line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  831. Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  832. the ENTER key.  The first matching entry will be displayed.
  833.  
  834. If you want to search for addition fabrics, push ALT-S and move
  835. the scroll bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this,
  836. you may see a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom
  837. of the screen.  This means that the complete catalog has 
  838. been searched.
  839.  
  840. Sequential searches will find the specified search criteria,
  841. which in this case is "SPRING", on the SEASON line,
  842. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 15
  843.  
  844. without regard to where it is located on the line.  The word
  845. (or phrase) you are searching for can even be within 
  846. another word.
  847.  
  848. There are short cut keys you can use for starting a sequential
  849. search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  850. sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  851. you can find additional matches (Search Again) by pushing F2.
  852.  
  853. When a match is found during a search it is displayed on the
  854. screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  855. You can make any changes or additions you want and then push F5
  856. to save them. 
  857.  
  858. Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  859. six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  860. based on the search criteria and using indexes created by the
  861. software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  862. that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  863. phrase regardless of what field it is in.
  864.  
  865.  
  866.  
  867. Printed Reports
  868.  
  869. The search you just conducted displayed matching entries on the
  870. screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  871. If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  872. key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  873. this menu is called "Send To" and it is currently set for
  874. MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  875. the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  876. screen as shown in figure seven.
  877.  
  878. Within this window the "X" next to MONITOR tells you the results
  879. of a search or listing will be displayed on the screen.  Push 
  880. the TAB key to move the X through the available settings.  When
  881. the option you want is marked by the "X" push ENTER.  The other
  882. options are:
  883.  
  884. PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  885. feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  886.  
  887. PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  888. handle only one sheet of paper at a time
  889.  
  890. ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  891. You can specify the name of the file.
  892.  
  893. dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  894. III format.  This report can be used for transferring information
  895. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 16
  896.  
  897.  
  898. between various programs.  Most other database software and
  899. spreadsheets can read dBase III files.
  900.  
  901. QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  902. specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  903. requires video memory that is usually only available with color
  904. monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  905. your computer does not have the required memory or other software
  906. is using this memory).
  907.  
  908. LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  909. include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  910. the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  911.  
  912. Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  913. Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  914. Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  915. "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  916. the screen.
  917.  
  918. Let's try the same search as before.  Put "SPRING" on 
  919. the SEASON line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  920. appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  921. title that will be printed on the top of the first page of your
  922. report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  923. software will automatically print the search criteria on the top
  924. of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  925. pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  926. example just push ENTER.
  927.  
  928. The matching entries are displayed on the screen as they are sent
  929. to the printer.  When no other matches are found the "NO OTHER
  930. MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the screen.
  931. When you push any key you will be returned to the main screen.
  932.  
  933.  
  934. UTILITIES
  935.  
  936. The Utilities menu provides a variety of functions that range
  937. from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  938. files.  I'll discuss the two most important functions here.
  939.  
  940. Catalogs
  941.  
  942. You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  943. giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  944. format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  945. the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  946. Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  947. scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  948. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 17
  949.  
  950. A window will display the names of the catalogs in the current
  951. directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  952. them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  953. create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  954. name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  955. catalog names can not contain numbers and they must be eight
  956. characters or less in length.
  957.  
  958. If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  959. for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  960. discussed next. 
  961.  
  962. The names of the existing catalogs will be displayed on the
  963. screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  964. ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  965. modify this format to meet your needs.
  966.  
  967.  
  968.  
  969. Modifying An Existing Catalog Format
  970.  
  971. To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  972. menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  973. and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  974. shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  975. information entry area looks on the main screen.  There are four
  976. things you can set on this screen:
  977.  
  978. 1. The line (field) title.
  979.  
  980. 2. Change the lengths of lines (fields).
  981.  
  982. 3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  983.  
  984. 4. Select the lines to be totaled.
  985.  
  986.  
  987. On the Set Up Catalog Format screen the F2 key is used to select
  988. what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  989. which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  990. prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  991. This means you can type new titles or modify existing titles.
  992.  
  993.  
  994. Setting Line Titles
  995.  
  996. OYC comes with eleven preset cataloging formats.  These formats
  997. can be modified using the Set Up Catalog Format feature on the
  998. Utilities Menu.
  999. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 18
  1000.  
  1001.  
  1002. Using the cursor keys a scroll bar can be moved up and down 
  1003. through the list of line titles.  Place the scroll bar on the
  1004. line you wish to change and type the new title.  Then push ENTER
  1005. to move the scroll bar down to the next line.  If you wish to
  1006. have a blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line
  1007. titles may be up to 14 characters long and can contain letters,
  1008. numbers, spaces and any other keyboard characters.  You do not
  1009. have to put a title on every line and you can skip lines. 
  1010.  
  1011. The next step is to select which lines you want to use and set
  1012. their lengths.  Push F2 once and the word "LENGTH" appears in the
  1013. brackets next to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the
  1014. line whose length is to be set and enter a number from 2 to
  1015. 64.  A highlight bar showing the length of the line will appear
  1016. and a number showing length will be displayed.  For information
  1017. about the line lengths and intended purpose of the default
  1018. settings of the line titles see section 5.
  1019.  
  1020. If a title is entered for a line that is turned off (set to zero
  1021. length), that line will not appear on the main screen.  On the
  1022. other hand a line does not need to have a title in order appear
  1023. on the main screen and be available in the catalog.  You can
  1024. include lines that have no titles as a part of a format.  The
  1025. factor that determines whether or not a line and its associated
  1026. title is displayed as a part of a format is whether or not that
  1027. line has a length greater than 0.
  1028.  
  1029. Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1030. the abbreviation "EST".  The number shown here provides an
  1031. estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1032. megabyte of space.  As lines are set up, there lengths adjusted,
  1033. and lines to be indexed are added or deleted, this number will
  1034. change.
  1035.  
  1036.  
  1037. Selecting Lines To Index
  1038.  
  1039. Once you have set the line lengths push F2 again.  You'll 
  1040. now be able to select the lines you want to have indexed.  An 
  1041. index for a computer is the same thing as it is for a book.  If
  1042. you need to quickly find something in a book, you look in the
  1043. index.  It's the same for a computer.  An index is an alpha-
  1044. betical listing that allows the computer to find entries quickly.
  1045.  
  1046. To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1047. and push ENTER.  Please remember this will only work if the
  1048. word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1049. When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1050. symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1051. the line will be indexed and thus alphabetized.
  1052. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 19
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056. Getting Total Values
  1057.  
  1058. Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1059. "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at    
  1060. the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1061. way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1062. horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1063. that any values entered on the line will be totaled.  This
  1064. capability is used, for example, to get the total value of all
  1065. items listed for insurance purposes.
  1066.  
  1067. Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1068.  
  1069. Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1070. save it.  You will be returned to the main screen.
  1071.  
  1072.   
  1073. DISPLAYING TOTAL VALUES
  1074.  
  1075. The total value of all items listed in a printed report will be
  1076. shown at the end of all printed reports.  However, you can
  1077. get the total value of everything in a catalog without
  1078. printing a report.  When you are at the Main Screen hold down
  1079. the CTRL key and push the ENTER key.  The values will be
  1080. totalled and displayed along the right side of the screen.
  1081.  
  1082. This completes the quick start section.  In this section I 
  1083. have provided the basic information needed to use the software.
  1084. There is a lot more you can do with this software and there 
  1085. are many additional features that make using the software 
  1086. easier and faster.  This Quick Start section is only provided
  1087. as a brief summary of the major features so you can quickly 
  1088. start using the software.
  1089.  
  1090. At this point I'd suggest trying out the software.  Type in 
  1091. a few test entries.  Try a few searches and maybe try running
  1092. a printed report.  Then read the next section which provides 
  1093. a detailed description of each feature - including such 
  1094. things as designing your own reports, multiple level 
  1095. alphabetical listings, and creating your own catalog formats. 
  1096. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 20
  1097.  
  1098.  
  1099. SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1100.  
  1101. This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1102. function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1103. entries menu and work from left to right through the menus and
  1104. cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1105. information and options presented on the main screen.
  1106.  
  1107.  
  1108. THE MAIN SCREEN
  1109.  
  1110. Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1111. the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1112. the top of the screen.  The top line also includes the current
  1113. entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1114. typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1115. entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1116. editing or displaying the results of a search, the number
  1117. displayed is the entry number associated with the information
  1118. currently on the screen.
  1119.  
  1120. Some people have tried using the entry number as a catalog
  1121. number.  I understand we all have different requirements and need
  1122. to use the software in different ways, but I do not recommend
  1123. using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1124. the entry number associated with a specific item can change if
  1125. you delete an item from your database.  The entry number is only
  1126. intended to help you see how many total items you have in the
  1127. database and to help you navigate around your catalog.
  1128.  
  1129. The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1130. double line.  This is a status line.  The current catalog
  1131. name in use will be displayed in the middle of this line. 
  1132. The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1133. searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1134. The left side of this line also includes status information.  For
  1135. example, if you push the INS key to put the software into the
  1136. character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1137. left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1138. software is in the character insert mode.
  1139.  
  1140. The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1141. double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1142. times prompts for F-Key functions are shown.  You can use the
  1143. mouse to click on any of these prompts to quickly use the
  1144. features they represent.
  1145.  
  1146. The bottom line also displays status, such as telling you when
  1147. a search is complete. 
  1148. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 21
  1149.  
  1150.  
  1151. Clearing The Screen
  1152.  
  1153. There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1154. clear the screen of all catalog information and return you to the
  1155. Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1156. go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1157. screen full of information, push F7.  If you are using a mouse,
  1158. you can click on the "7 Clr" prompt at the bottom of the screen
  1159. to accomplish the same thing as pushing F7.
  1160.  
  1161.  
  1162. Typing Information Into A Catalog
  1163.  
  1164. Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1165. typing information on the main screen is done in the same way. 
  1166. The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1167. cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1168. move directly up and down - it will not return to the beginning
  1169. of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1170. new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1171. the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1172. move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1173. pushing ENTER will move it to the top line.
  1174.  
  1175. To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1176. Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1177. to the right.  Pushing the END key will move the cursor to the
  1178. end of the line.  The HOME key moves it to the beginning of
  1179. the line.  Holding the CTRL key and pushing either the left or
  1180. right cursor key will move the cursor to the left or right
  1181. by one word.
  1182.  
  1183. Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1184. computer will beep to indicate it can go no further.  If you
  1185. do not want to hear this "beep", you can turn it off by push-
  1186. ing CTRL-A.  This will display the Screen Set-Up options.  Push
  1187. the F1 key to toggle the beep off.  Then push ESC to return to
  1188. the Main Screen.
  1189.  
  1190. You can type information at any time.  The character you type
  1191. will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1192. one space to the right.
  1193.  
  1194.  
  1195. Insert & Delete
  1196.  
  1197. If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1198. where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1199. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 22
  1200.  
  1201. letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1202. line).  You can now type the characters or words you want to      
  1203.   
  1204. insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1205. will move to the right.  If the existing information reaches the
  1206. right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1207. character will disappear for each character you insert.
  1208.  
  1209. To get out of the insert mode either push the INS key again.
  1210.  
  1211. Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1212. key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1213. and everything to the right of the cursor will move left by one
  1214. space.  The Backspace key will also delete characters.  When
  1215. the Backspace is pushed the character to the left of the
  1216. cursor will be erased.
  1217.  
  1218.  
  1219. Memos
  1220.  
  1221. Each entry may include a memo.  To display the memo screen
  1222. push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1223. lines will appear.  You can type anything you want on the
  1224. memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1225. not be included in searches nor is it included on the printed
  1226. reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1227. information.
  1228.  
  1229. When using the memo screen all normal word processing features
  1230. will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1231. processor.  The memo screen also includes word wrapping.
  1232.  
  1233. When you have finished typing the memo push ESC to return to
  1234. the main screen.  The memo you just typed will be permanently
  1235. attached to the entry you are making or editing.
  1236.  
  1237.  
  1238. General Guidelines For New Entries
  1239.  
  1240. When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1241. abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1242. consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1243. capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1244. and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1245. commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1246. items in a list.
  1247.  
  1248. When entering numbers first determine what the largest number
  1249. will be and then always use the same number of digits to the left
  1250. of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1251. to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1252. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 23
  1253.  
  1254. entered as 00001.  Entering numbers this way is necessary if you 
  1255. want the computer to sort them into numerical order.  You can     
  1256. include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1257. ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1258.  
  1259.  
  1260. THE MENUS
  1261.  
  1262. OYC uses drop-down menus.  All of the capabilities of OYC
  1263. are accessed through these menus.  Some of the frequently used
  1264. functions can be used directly by pushing the appropriate "F"
  1265. key.  The names of the menus are listed across the top
  1266. of the screen as shown in figure nine.
  1267.  
  1268. The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1269. menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1270. the menu's name.  For example, to select the "Make entries" menu
  1271. push the ALT key and the letter M.  You can pull down a menu
  1272. using a mouse by putting the mouse cursor on the menu's name at
  1273. the top of the screen and clicking the left mouse button.
  1274.  
  1275. Once any menu is displayed (dropped down) you can move
  1276. from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1277.  
  1278. When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1279. highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1280. down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1281. To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1282. bar and then push the ENTER key.  If you are using a mouse,
  1283. put the mouse cursor on the menu selection you wish to use
  1284. and click the left mouse button twice (double click).
  1285.  
  1286.  
  1287. Make entries Menu - Save <F5>
  1288.  
  1289. The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1290. Once you have typed all the information you want to enter select
  1291. the "Save" option to save it in your catalog.  You can also push
  1292. F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1293. Or you can use the mouse to click on the "5 Save" prompt at
  1294. the bottom of the screen.
  1295.  
  1296.  
  1297. Make entries Menu - Copy Any Previous
  1298.  
  1299. The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1300. entry you've made.  When you select this option you will be
  1301. prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1302. prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1303. the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1304. push ENTER. 
  1305. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 24
  1306.  
  1307.  
  1308. Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1309.  
  1310. The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1311. you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1312. to copy and thus it is faster than the "Copy Any Previous"
  1313. feature.  The quickest way to copy the previous entry is to push
  1314. F3 or use the mouse to click on the "3 Copy" prompt at the bottom
  1315. of the screen.
  1316.  
  1317. The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1318. of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1319. to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1320. entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1321. and save the modified entry as a new entry.
  1322.  
  1323.  
  1324. Copy A Single Line
  1325.  
  1326. You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1327. copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1328. with information copied from the same line in the previous entry. 
  1329. Then hold down the ALT key and push F3.
  1330.  
  1331. For example, if you are entering information about a several
  1332. fabrics, all of the same type and weight, you can start by 
  1333. entering the information about the first one.  Then push F5
  1334. to save that entry.  When you are ready to enter the next 
  1335. fabric, type in the appropriate information, but when a line
  1336. has the same information as the previous entry, hold down the 
  1337. ALT key and push F3.  This will copy the information for that 
  1338. line from the previous entry.
  1339.  
  1340.  
  1341. Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1342.  
  1343. The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1344. information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1345. or pushing F7, will immediately clear all of the lines.  You
  1346. can also use the mouse to clear the screen by clicking on the
  1347. "7 Clr" prompt at the bottom of the screen.
  1348.  
  1349. If you need to clear just one line or part of one line you can
  1350. use the macro feature discussed later in this section.  For
  1351. example, pushing ALT-B will erase every on a line that is to
  1352. the right of the cursor.
  1353.  
  1354.  
  1355. Make entries - Make Entries
  1356.  
  1357. The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1358. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 25
  1359.  
  1360. of the other functions and go to the basic make new entries
  1361. screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1362. like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1363. menu.
  1364.  
  1365.  
  1366. THE EDIT MENU
  1367.  
  1368. The edit function provides a way for you to display any entry on
  1369. the screen and browse backward and forward through your catalog.
  1370. Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1371. deleted.
  1372.  
  1373.  
  1374. Edit Menu - Select Number
  1375.  
  1376. The "Select Number" option is how you tell the software which
  1377. entry number you want displayed on the screen.  You may enter
  1378. any valid entry number.
  1379.  
  1380. Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1381. using the same methods used to originally type the entry.  The
  1382. TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1383. software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1384.  
  1385. If you want to edit a different entry you do not need to pull
  1386. down the Edit Menu again.  Just push F9 to open the window
  1387. in which a new entry number to edit may be entered. 
  1388.  
  1389.  
  1390. Edit Menu - Page Backward <F1>
  1391.  
  1392. When the "Page Backward" function is selected the software will
  1393. display the entry that comes directly before the entry that is
  1394. currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1395. drop-down menu, to move backward by one entry.
  1396.  
  1397.  
  1398. Edit Menu - Page Forward <F2>
  1399.  
  1400. The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1401. You can also press F2 to see the next entry without using the
  1402. drop-down menus.  There are prompts at the bottom of the
  1403. screen - "1 Back" and "2 Fwd" - that you can click on with
  1404. a mouse to move backward and forward through your catalog.
  1405.  
  1406. The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1407. way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1408. nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1409. However, sometimes it's nice to just look through your catalog
  1410. to see what's there.  You may discover items you forgot you had.
  1411. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 26
  1412.  
  1413. The Page Forward/Backward features gives you a way to browse.
  1414.  
  1415.  
  1416. Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1417.  
  1418. If you need to eliminate an item from your catalog use the
  1419. "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1420. Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1421. "Delete Entry" option.
  1422.  
  1423. When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1424. catalog.  The deleted entry will no longer be included in
  1425. searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1426. the information still exists and can be brought back.
  1427.  
  1428. With computers mistakes sometimes seem to be very easy to make.
  1429. A common mistake is to start deleting something and just as the
  1430. final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1431. you did not want to delete this item.  However, that realization
  1432. comes just a half a second too late.  If this should happen with
  1433. OYC, you can recover the deleted entry.
  1434.  
  1435. When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1436. "Deleted" will be displayed on the second line from the top of
  1437. the screen.
  1438.  
  1439.  
  1440. Edit Menu - Undelete Entry
  1441.  
  1442. Deleted entries can be returned to the catalog by first
  1443. displaying the entry on the screen and then selecting the
  1444. "Undelete Entry" option on the Edit Menu.  Or you can just
  1445. push F5 to undelete the entry by saving it.
  1446.  
  1447.  
  1448. Edit Menu - Remove Memo
  1449.  
  1450. Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1451. be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1452. the memo, there will still be a memo attached to the current
  1453. entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1454. selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1455. memo attached to it, that memo will be removed.
  1456.  
  1457.  
  1458. Edit Menu - Save Changes <F5>
  1459.  
  1460. The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1461. made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1462. displayed on the screen.  First type the changes then select
  1463. "Save Changes" on the Edit menu.  You can also just push F5.
  1464. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 27
  1465.  
  1466.  
  1467. THE SEARCH MENU
  1468.  
  1469. Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1470. of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1471. includes the two types of listings available.  The second box
  1472. down includes all of the searches.  The third box includes
  1473. controls for searches.
  1474.  
  1475. Whenever a search has displayed an entry on the screen you
  1476. may edit and resave the modified entry.  Just type the
  1477. changes and push F5 to save them.
  1478.  
  1479. During a search or listing you can look at each entry on the
  1480. screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1481. Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1482. moves you backward to look at the previous entry.
  1483.  
  1484. NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1485. Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1486. display the results of listings and searches on the screen.  By
  1487. changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1488. your report to your printer or a disk file.
  1489.  
  1490.  
  1491. Search Menu - List Entries
  1492.  
  1493. Starting at the top of the Search Menu the first item is
  1494. the "List Entries" feature.  It will list entries in the
  1495. order they were typed into your catalog.  When you select "List
  1496. Entries" on the Search Menu you will be prompted for the entry
  1497. number to start the listing with.  Then you will be prompted
  1498. for the last entry number to be included in the listing. 
  1499. The software will list all of the entries between, and
  1500. including, the entry numbers you specify.
  1501.  
  1502. One of the key uses for this feature is proof reading.  Some
  1503. people find it easier to proof read a printed copy of their
  1504. entries instead of reviewing them on the screen.  After typing
  1505. a series of new entries use this feature to print a listing
  1506. of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1507. find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1508. prints all of the information you've entered.
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512. Search Menu - List Alphabetically
  1513.  
  1514. You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1515. order by selecting this option.  However, the line must first be
  1516. indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1517. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 28
  1518.  
  1519. symbol on the left end of the line.  (Indexing is discussed 
  1520. in the Utility menu section).
  1521.  
  1522. To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1523. to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1524. Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1525. option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1526. alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1527. located. 
  1528.  
  1529.  
  1530. Search Menu - Sequential Search
  1531.  
  1532. There are two basic types of searches in OYC - sequential
  1533. searches and alphabetical searches.  A sequential
  1534. search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1535. examining each to see if it contains a match for the search
  1536. criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1537. find matches even if the matching word or phrase is not the first
  1538. word or phrase on the line.
  1539.  
  1540. For example, if you use a sequential search to look for the word
  1541. RED the following will be found as matches:
  1542.  
  1543.       RED VELVET
  1544.  
  1545.       LITTLE RED WAGON
  1546.  
  1547.       SLEEPY AND TIRED  (the RED is at the end of "TIRED")
  1548.  
  1549. Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1550. the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1551. matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1552. capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1553. search for RED, you will not find "Red Velvet" because the
  1554. capitalization does not match.  However, there is a way to find
  1555. things when the capitalization does not match.  It will be 
  1556. discussed when we talk about the "Case" option on the Search
  1557. menu.
  1558.  
  1559. With sequential searches you can search for any part of the
  1560. information entered on a line.  Notice in the above example that
  1561. searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1562. end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1563. remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1564. keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1565.  
  1566. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 29
  1567.  
  1568. You can start a sequential search by first entering the
  1569. word or phrase you want to find on the appropriate line
  1570. and then selecting the "Sequential Search" option on the
  1571. Search Menu; or push F8; or use the mouse cursor to click
  1572. on the "8 Srch" prompt at the bottom of the screen.
  1573.  
  1574.  
  1575. Cross References
  1576.  
  1577. Any of the information you've entered can be cross referenced
  1578. with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1579. information you want to find on the appropriate lines and the
  1580. software will automatically take care of the cross referencing
  1581. during the search.  Let's assume you've got a catalog and
  1582. want to cross reference the information on two lines.  It's
  1583. as easy as filling in the blanks.  Just enter the information
  1584. you want to find on each line.  Then start a sequential
  1585. search.  All of the matching entries will be listed.
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589. Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1590.  
  1591. To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1592. A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1593. order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1594.  
  1595. Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1596. are very fast.  While sequential searches may take several
  1597. minutes, if you have a large catalog, alphabetical searches can
  1598. find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1599. whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1600. alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1601. disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1602. exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1603. matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1604. must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1605.  
  1606. For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1607. would find RED FILING CABINET, but it will not find LITTLE
  1608. RED WAGON.
  1609.  
  1610. There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1611. first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1612. you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1613. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 30
  1614.  
  1615. the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1616. highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1617. start an alphabetical search by pushing F6 or my clicking on "6
  1618. Alpha" at the bottom of the screen.
  1619.  
  1620. Alphabetical searches can perform cross references.  To do this 
  1621. fill in the appropriate lines with the information you want to 
  1622. find, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1623. F6 to start the search.
  1624.  
  1625. NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1626. a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1627. location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1628. If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1629. get a "Can't find required index" error message.
  1630.  
  1631. The alphabetical searches can also be used to get partial
  1632. alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1633. listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1634. on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1635. the alphabetical search.
  1636.  
  1637. Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1638. the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  1639. message will appear at the bottom of the screen that says: "NO
  1640. MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry or ENTER to continue
  1641. search."  If you wish to end the search push the ESC key.  
  1642.  
  1643. If you did not find what you were looking for using the
  1644. alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1645. Push the ENTER key at this point and the software will
  1646. automatically go into a sequential search.
  1647.  
  1648. What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1649. are not duplicating entries already in your database.  Type part
  1650. of the entry and push F6 to perform an alphabetical search.  If
  1651. a match is found push ESC.  If a match is not found push F1 and 
  1652. then complete the entry.  Anytime a search does not find a 
  1653. matche you can push F1.  This switches OYC to the Make Entries 
  1654. screen and the information entered as the search criteria will 
  1655. be pre-entered on the appropriate lines.  If OYC found a match 
  1656. pushing F1 will put the information from that matching entry 
  1657. on the Make Entries screen.
  1658.  
  1659.  
  1660. Search Menu - Find Deleted
  1661.  
  1662. Once an entry has been deleted it will no longer show up
  1663. during searches.  To recover that entry use the editor to display
  1664. it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1665. entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1666. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 31
  1667.  
  1668. Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  1669. Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  1670. automatically list all entries that have been deleted.
  1671.  
  1672. Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  1673. pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  1674. Entry".  You can also push F5 or use the mouse to click on the
  1675. "5 Save" prompt.  If you are searching for deleted entries the 
  1676. software remains in the search mode and pushing F2 will find 
  1677. the next deleted entry.
  1678.  
  1679.  
  1680. Search Menu - Global Search
  1681.  
  1682. The term "Global Search" means that the software will search
  1683. everything to find a match for the specified search criteria.
  1684. In all of the other searches the search criteria must be on 
  1685. the same line as the information you want to find.  
  1686.  
  1687. With a Global Search you can find a word or phrase without
  1688. regard to the line it is located on.  To start a Global Search
  1689. select "Global Search" from the Search Menu.  A window will 
  1690. open in the middle of the screen and you will be prompted to
  1691. enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  1692. criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  1693. conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  1694. Global Search will find the specified search criteria wherever it
  1695. is located.  There may be times when an entry is displayed as
  1696. matching the search criteria, but it may not be obvious why it
  1697. matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  1698. a line or even in the middle of a word.
  1699.  
  1700.  
  1701. Search Menu - Set Starting Point
  1702.  
  1703. This option is used to start an alphabetical listing at any point
  1704. in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  1705. alphabetical list of everything in your catalog and the printer
  1706. ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  1707. paper in your printer you can start a second listing that picks
  1708. up where the first ended.
  1709.  
  1710. To set a starting point first position the cursor on the line you
  1711. wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  1712. Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  1713. to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  1714. can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  1715. catalog alphabetically, specify the information shown in the last
  1716. entry listed (on the line you were using for your search
  1717. criteria) as the starting point.  When you push ENTER you'll be
  1718. returned to the Search Menu.  Highlight "List Alphabetically" 
  1719. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 32
  1720.  
  1721. option and the listing will start with at the point you
  1722. specified.
  1723.  
  1724. This feature is very useful in producing reports for your
  1725. insurance agent.  For example, for each item in an office 
  1726. inventory you should enter a value.  If you index the value 
  1727. line you can set a starting value, such as $500, and list 
  1728. every item with a value greater than that minimum value.
  1729.  
  1730.  
  1731. Search Menu - Case [ Sensitive ]
  1732.  
  1733. When I discussed sequential searches I said they will only
  1734. find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  1735. and the information you are searching for must match.  For
  1736. example, searching for "Red Cabinet" will not find "RED 
  1737. CABINET".  The "Case" option on the Search Menu allows OYC to
  1738. find matches in which the capitalization does not match.
  1739.  
  1740. This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  1741. brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  1742. the capitalization of the search criteria and the information you
  1743. are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  1744. ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  1745. sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  1746. can search for "Red Cabinet" and "RED CABINET" will be found.
  1747. When set this way sequential searches will also find "red
  1748. cabinet" and "Red cabinet" as matches.
  1749.  
  1750.  
  1751. Search Menu - Save Changes <F5>
  1752.  
  1753. Anytime an entry is displayed on the screen you may make
  1754. changes.  If a search finds a matching entry, that entry
  1755. can be modified.  After you have typed the changes you want
  1756. to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  1757. modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  1758. menus or click on the "5 Save" prompt.
  1759.  
  1760.  
  1761. Search Menu - Search Again <F2>
  1762.  
  1763. If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  1764. software will display matching entries one at a time.  To find
  1765. and display the next matching entry select the "Search Again"
  1766. option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  1767. drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  1768. can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  1769. pushing the up cursor key.  You can also use the F2 key, without
  1770. going through the Search Menu, to go to the next entry.
  1771. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 33
  1772.  
  1773. Screen Print Feature
  1774.  
  1775. Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  1776. search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  1777. entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  1778. The entry will be printed using the current report format.  
  1779. If a report format has not been set-up, then nothing will print. 
  1780. (Please see the section on the Report Menu for information about
  1781. report formats and printing).
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785. Finding The Total Value Of Your Collection
  1786.  
  1787. You can quickly get a total value for your collection by holding
  1788. down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  1789. your entire catalog and provide a total value, based on the
  1790. line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  1791. takes will depend on the number of entries.  If you need to
  1792. interrupt the totaling process, push ESC.  (See the following
  1793. section on the Utilities Menu for information on setting
  1794. the lines to be totaled).
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798. THE UTILITIES MENU 
  1799.  
  1800. The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  1801. entries, indexing and setting up your catalog.  Press ALT-U to
  1802. drop-down the Utilities Menu.  The Utilities Menu is shown in
  1803. figure 13.
  1804.  
  1805.  
  1806. Utilities - Copy Entries
  1807.  
  1808. The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  1809. catalog to another catalog.  This feature allows you to copy a
  1810. catalog to a new catalog that uses a different format.  You
  1811. can rearrange the information by sending it to different lines
  1812. in the new catalog, if you wish.
  1813.  
  1814. To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  1815. "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  1816. This brings up a series of screens that let you select the
  1817. catalog to copy from, the catalog to copy to and what infor-
  1818. mation will be stored on which line in the new catalog.
  1819.  
  1820. Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  1821. copy from.  The box on the left side of the screen shows the
  1822. names of the catalogs in the current directory.  Use the cursor
  1823. to highlight the catalog you wish to copy from and push ENTER.
  1824. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 34
  1825.  
  1826. You can select a catalog using the mouse by putting the mouse
  1827. cursor on the catalog name you want to select and pushing
  1828. the left mouse button twice.    
  1829.  
  1830. If you want to copy a catalog located in a different directory,
  1831. push the ESC key and enter the drive and path to designate 
  1832. where the catalog is located.  When entering the drive and 
  1833. path you must use standard DOS notation.  The drive letter 
  1834. must be followed by a colon and each directory or subdirectory
  1835. name proceeded by a backslash.  If the drive and path you enter
  1836. does not contain a OYC catalog, an error message will appear in
  1837. the box.  If data files exist they will be listed in the box 
  1838. and you can then highlight the one you wish to copy and select 
  1839. it by pushing ENTER.
  1840.  
  1841. To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  1842. push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  1843. path.  Then press the ESC key again.
  1844.  
  1845. Once you have selected a file to copy from a second similar
  1846. screen will appear.  (Note, the "copy from" menu will be on
  1847. the left side of the screen.  The "copy to" menu will be on
  1848. the right side of the screen.  The name of the catalog you 
  1849. are copying from will be shown at the top of the screen.  
  1850. Select the catalog you want to copy to by highlighting it and
  1851. pushing the ENTER key.
  1852.  
  1853. If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  1854. key when the "copy to" menu is displayed.  You will be prompted
  1855. to enter a new drive, path and catalog name.  When you do this
  1856. a new catalog will be created that has the same format as the
  1857. catalog being copied.
  1858.  
  1859. When entering a new catalog name do not enter a filename
  1860. extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  1861. path.  The software will not create a new directory if the path
  1862. you've entered is not correct.  If you use a new catalog name 
  1863. OYC will automatically create a file with a format that
  1864. matches that of the catalog you are copying from.
  1865.  
  1866. The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  1867. information is copied to which field.  First let's go over the
  1868. information provided on this screen.  If you are not running
  1869. the OYC software, I suggest that you boot it up and go into
  1870. the entry copy feature so that the screen we are now discussing
  1871. is displayed on your monitor.
  1872. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 35
  1873.  
  1874.  
  1875. At the top left of the screen the drive, path and catalog you
  1876. are copying from will be shown.  The same information for the
  1877. catalog you are copying to will be shown on the top right side
  1878. of the screen.
  1879.  
  1880. The format of the catalog you are copying from will be shown on 
  1881. the left side of the screen.  Each line is identified by a 
  1882. letter and the title of each line is shown.  The line titles 
  1883. of the catalog you are copying to are shown on the right side 
  1884. of the screen.  A set of dashed lines in the center of the 
  1885. screen are provided only to help you see how the two formats 
  1886. line-up.
  1887.  
  1888. At the bottom of the screen the total number of entries in
  1889. each catalog is shown.  When the copy process is started the data
  1890. from the catalog shown on the left will be ** added to ** the
  1891. data in the catalog on the right.
  1892.  
  1893. You can start copying entries from the catalog on the left to
  1894. the one shown on the right by pushing F6.  However, there is
  1895. more information shown on this screen.
  1896.  
  1897. When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  1898. to copy the information from each line on the left to the line
  1899. directly opposite on the right.  If there is no line on the
  1900. right, the space on the right will be highlighted and a left
  1901. pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  1902. the format is set so the CATALOG NUMBER line will be copied to
  1903. the 
  1904. a line that is shut off.  This means this information will not 
  1905. be copied unless this set is changed.
  1906.  
  1907. A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  1908. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 36
  1909.  
  1910. the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  1911. position lines until they are set in the proper order for copying
  1912. information to the new catalog.  For example, the line at the "A"
  1913. position on the left is currently set to be copied to a different
  1914. titled line on the right.  To change this use the scroll bar to
  1915. highlight the location you wish to move another line to and then
  1916. push the letter associated with the line you wish to move.  The
  1917. two lines will be swapped.
  1918.  
  1919.      Shareware users note: this is difficult to describe without
  1920.      the illustrations provided in the printed manual.  To see 
  1921.      how this works try highlighting various lines and
  1922.      push the letters associated with other lines.
  1923.      You'll see how the lines are moved around.  You can
  1924.      leave this screen without saving any of the changes you
  1925.      made by pushing the ESC key.
  1926.  
  1927. If you move a line so that its contents will be copied to a
  1928. shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  1929. to indicate that some of the information on the original
  1930. line may be cut off because it will not fit on the
  1931. shorter line.
  1932.  
  1933. You should now see a screen that looks like the one shown in
  1934. figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  1935. the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  1936. process.
  1937.  
  1938. If there are any entries in the catalog on the right side of
  1939. the screen, the new entries copied from the catalog on the left
  1940. will be added to those already in the file on the right.  
  1941.  
  1942. You can exit the copy process by pushing the ESC key.
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946. Utility Menu - Import dBase File
  1947.  
  1948. You can import the information contained in most dBase III files. 
  1949. To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  1950. Menu.  You will then go through a series of screens that are
  1951. exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  1952. the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  1953. The first screen that appears is used to select the dBase file
  1954. you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  1955. directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  1956. If the file you want to copy from is on another drive or in
  1957. another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  1958. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 37
  1959.  
  1960. you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  1961. drive and path they will be listed in the box and you can select
  1962. the one you want.
  1963.  
  1964. Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  1965. can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  1966. catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  1967. drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  1968. the software will automatically create a format that matches that
  1969. of the dBase file you are copying from.
  1970.  
  1971. Next you will see a screen that allows you to set which
  1972. information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  1973. same screen as described in the section on Copy Entries and it
  1974. works in exactly the same way.
  1975.  
  1976. NOTE: this utility will only copy nonrelational dBase files.
  1977. Relational dBase files can not be imported into OYC.
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981. Utilities Menu - Reindex
  1982.  
  1983. First, what is an index and why does this software need to use
  1984. indexes?
  1985.  
  1986. A computer based index is just like an index in a book.  When you
  1987. need to find something in a book you look in the index.  The
  1988. index lists information alphabetically and allows you to quickly
  1989. find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  1990. is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  1991. find the information you are searching for.
  1992.  
  1993. Just like in a book a computer has two ways to find information. 
  1994. If you are looking for specific information in a book you can
  1995. start reading the book at page one and read until you find what
  1996. you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  1997. especially if the information you are looking for is at the end
  1998. of the book.  Your other option is to look in the index and
  1999. go directly to the page that has the information you want.  This
  2000. is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2001. to starting at the front of a book and reading every page until
  2002. the required information is found.  To find information quickly
  2003. the alphabetical search uses an index to look up the required
  2004. information and then go directly to the entry that has that
  2005. information.
  2006.  
  2007. Indexes are also required to list information in alphabetical
  2008. order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2009. order, to generate the alphabetical listings.
  2010. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 38
  2011.  
  2012. The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2013. I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2014. software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2015. entries as you type them.  However, there may be some
  2016. circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2017. software does not properly detect an index that should be there,
  2018. an error message will appear.  This message will tell
  2019. you that the indexes need rebuilding.
  2020.  
  2021. You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2022. example, you may originally start an inventory in which only
  2023. the top line is indexed.  If you later decide to index by other
  2024. lines, you would use the "ReIndex" feature to put the existing
  2025. entries into this new index.
  2026.  
  2027. Indexes are separate files that maintain a fragile relation-
  2028. ship among many separate words and phrases.  If the files
  2029. on your disk become fragmented or cross linked the indexes
  2030. can be damaged.  Although indexes do not effect your catalog
  2031. files, if the results of a search do not seem to make
  2032. sense, try making new indexes by using the "ReIndex" feature.
  2033.  
  2034. The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2035. use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2036. and push ENTER.
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040. Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2041.  
  2042. This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2043. Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2044. alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2045. alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting, on
  2046. the other hand, can include up to 10 lines in alphabetical 
  2047. order.
  2048.  
  2049. If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2050. brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2051. the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2052. sort.
  2053.  
  2054. Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2055. Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2056. by the current database will be listed along the left side of the
  2057. screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2058. of the screen.
  2059.  
  2060. To set the order in which you want the catalog to be sorted push
  2061. the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2062. order you wish the lines to be sorted.
  2063. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 39
  2064.  
  2065. Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2066. catalog, in the correct sorted order, by doing an alphabetical
  2067. listing based on the the primary sort criteria (the line you
  2068. selected as the first line to be sorted).
  2069.  
  2070.  
  2071. NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2072. However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2073. basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2074. "starburst" symbol.
  2075.  
  2076.  
  2077. Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2078. start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2079. The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2080. diagram from the screen.
  2081.  
  2082. The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2083. Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2084. sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2085. look through a catalog based on the sorted order instead of
  2086. the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2087. Sort" function instantly returns your catalog to its original
  2088. unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2089. but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2090. If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2091. all you need to do is ReIndex.
  2092.  
  2093. Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2094. more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2095. need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2096. prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2097. you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2098. at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2099.  
  2100. The circumstances in which you might want to erase an index would
  2101. be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2102. but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2103. Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2104. Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108. Utility Menu - Reserve Space
  2109.  
  2110. Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2111. feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2112. When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2113. display the number of entries currently in your catalog and
  2114. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 40
  2115.  
  2116. prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2117. the total number of entries you expect to have and enter a number
  2118. that will reserve enough space to hold them, but generally you
  2119. should not reserve space for more than 500 or so new entries.
  2120. Reserving too much space can result in a lot of wasted disk
  2121. space, if you later change your mind about how many entries
  2122. you'll have.
  2123.  
  2124. Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2125. can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2126. can still make as many entries as you wish.  The software will
  2127. fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2128. problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2129. this software.
  2130.  
  2131. The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2132. to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2133. software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2134. set aside disk space for use by OYC.  This will insure the
  2135. disk space you want to use for your OYC catalog is not used
  2136. up by files created by other software.
  2137.  
  2138. The reserve space feature is also used to help prevent the
  2139. catalog file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2140. are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2141. information on a disk it puts it into the next available sector
  2142. on the disk.  The next available sector may not be physically
  2143. located anywhere near the previous sectors the computer was
  2144. using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2145. small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2146. disk.
  2147.  
  2148. The problem with fragmented files is that they slow down your
  2149. computer because it takes more time for the heads in your disk
  2150. drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2151. over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2152. actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2153. linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2154. lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2155. be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2156. WordPerfect, Lotus 123  and Microsoft Works files).
  2157.  
  2158. Reserving space helps prevent your this software files from
  2159. getting fragmented.  If you start by reserving space and then
  2160. defragment your hard disk, the OYC catalog file that will
  2161. stay together in one piece regardless of any other activity that
  2162. affects the disk.  Notice that I said you will need to 
  2163. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 41
  2164.  
  2165. defragment your hard disk.  How do you de-fragment a disk? 
  2166. You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2167. a look in Appendix B for a further discussion of fragmented files
  2168. and descriptions of several utilities I recommend.
  2169.  
  2170.  
  2171. Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2172.  
  2173. When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2174. erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2175. entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2176. listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2177. catalog you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2178.  
  2179. When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2180. menu the software will go through your entire catalog and
  2181. permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2182. the deleted entries will be recovered and made available for new
  2183. entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2184. to do.  
  2185.  
  2186. Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2187. interrupted your catalog might be left with an entry duplicated
  2188. (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2189. this process is interrupted by a power failure for example, all
  2190. of your entries will still be there.
  2191.  
  2192. Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2193. many of the entries in your catalog.  You should reindex after
  2194. using this feature.
  2195.  
  2196. If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2197. numbers change you can use the editor to individually type a new
  2198. entry that replaces the old, deleted entry.
  2199.  
  2200.  
  2201. Utilities Menu - Set Up New Format
  2202.  
  2203. This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2204. modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2205. also used to select lines to be indexed and totaled.
  2206.  
  2207. Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2208. to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2209. select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2210. file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2211. an existing format that format will be displayed on this screen.
  2212.  
  2213. Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2214. screen.
  2215. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 42
  2216.  
  2217. At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2218. TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2219. is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2220.  
  2221. TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2222.  
  2223. LENGTHS - used to set the lengths of lines.
  2224.  
  2225. INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2226. indexed.  You may index up to 10 lines, however we suggest that
  2227. no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2228. indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2229. space each entry will use on the disk.
  2230.  
  2231. VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2232. example, if you are using a line to keep track of the value of
  2233. items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2234. Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2235. items listed will be displayed (or printed on the report).
  2236.  
  2237.  
  2238. Starting A New Catalog
  2239.  
  2240. There are two ways to start a new catalog.  You can start
  2241. from scratch or copy any existing catalog.
  2242.  
  2243. To start from scratch push ALT-U for the Utilities Menu and
  2244. highlight the bottom selection, "Select Catalog".  Push ENTER
  2245. and when the catalog selection menu appears push the ESC key.
  2246. You can now enter the name you want to use for your new catalog.
  2247. Once a new name is entered you'll be returned to the Main
  2248. Screen where you should push ALT-U and select the "Set Up Cat.
  2249. Format Option."
  2250.  
  2251. To copy any existing catalog format go to the "Set Up Cat.
  2252. Format" screen.  Push F3 to activate the copy feature.  You'll
  2253. be prompted to enter the name for the new catalog you want to
  2254. create.  Enter a new catalog name and push ENTER.  The set up
  2255. screen will switch to the new name and will use the format
  2256. copied from the catalog OYC was initially using.
  2257.  
  2258.  
  2259. Setting Line Titles
  2260.  
  2261. To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2262. There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2263. left side of the screen.  If you just installed the software the
  2264. default titles will be displayed.  If you have started a new
  2265. catalog all of the line titles will display "NOT SET".
  2266.  
  2267. Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2268. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 43
  2269.  
  2270. for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2271. letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2272. in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2273. and type the corrected title.
  2274.  
  2275. Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2276. lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2277. untitled lines.
  2278.  
  2279.  
  2280. Setting Line Lengths
  2281.  
  2282. Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2283. to switch to the LENGTHS mode.   If you are starting a new
  2284. format, you will need to set lengths for all of the lines.  To
  2285. set the length of a line move the highlight bar to that line,
  2286. enter a number from 2 to 64 and push ENTER.  Lines may be no
  2287. shorter than 2 characters and no longer than 64 characters.
  2288.  
  2289. Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2290. each line title and enter the desired length for each.  When you
  2291. enter a line length the software will display a bar that
  2292. graphically shows the length of the line.  The number of
  2293. characters in each line will be shown in a highlighted section at
  2294. the left side of each line (figure 23).
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298. Setting Lines To Be Indexed
  2299.  
  2300. Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2301. be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2302. key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2303. indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2304. move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2305. "starburst" symbol will disappear.
  2306.  
  2307. You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2308. only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2309. your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2310. then you've wasted a lot of disk space.
  2311.  
  2312.  
  2313. Totaling Values
  2314.  
  2315. Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2316. to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2317. scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2318. line to be totaled.  This will result in the numerical values
  2319. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 44
  2320.  
  2321. on the marked line being totaled during searches and
  2322. listings.  When entering information the value must be the only
  2323. information on the line.  If letters are included on the line
  2324. being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2325.  
  2326. When you push F2 again the software will return to the Titles
  2327. mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2328. to change the mode and modify anything you've set up on this
  2329. screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2330. the format.  This will return you to the Main Screen.
  2331.  
  2332. You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2333. Just select the "Set Up Cat. Format" option on the Utilities menu
  2334. and make any required modifications.  Once the first entry has
  2335. been saved you only can change the line titles, and the lines
  2336. marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2337. lengths.
  2338.  
  2339. Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2340. status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is saying
  2341. that, based on the current format, OYC can store approximately
  2342. 5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2343. of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2344. It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2345. your format uses.
  2346.  
  2347.  
  2348. Copying A Catalog Format
  2349.  
  2350. If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2351. of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2352. copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2353. start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2354. catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2355. should be displayed in the center of the second line down from
  2356. the top of the screen.
  2357.  
  2358. Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2359. Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2360. enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2361. screen will change to the new name while retaining the old
  2362. format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2363.  
  2364.  
  2365. Catalog Design
  2366.  
  2367. Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2368. to talk a little bit about catalog design.  When designing a
  2369. catalog format there is the temptation use the longest lines
  2370. available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2371. cases you can select a line that has a shorter length and will
  2372. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 45
  2373.  
  2374. handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2375. 2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2376. abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2377. line.
  2378.  
  2379. Another suggestion is that you should always include a line for
  2380. miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2381. from an established file (such as a card catalog or existing
  2382. list) it is difficult to predict everything you might want to
  2383. enter in the future.  Having a miscellaneous line, even a short
  2384. one, gives you the flexibility of having space to enter
  2385. information you did not anticipate.
  2386.  
  2387.  
  2388. Utilities Menu - Set Up Macro
  2389.  
  2390. A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2391. a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2392. you can enter preset information at the cursor location. 
  2393. First let's look at how to set up the information in the macros. 
  2394. Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2395. will display a window in the middle of the screen.
  2396.  
  2397. You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2398. activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2399. To set up a macro just type the information you want to
  2400. automatically enter in your catalog next to one the ALT-key
  2401. designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2402. are done entering macros push the ESC key.
  2403.  
  2404. Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2405. shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2406. you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2407.  
  2408. I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2409. ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2410. of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2411. leave ALT-B blank you can place the cursor on any line in your
  2412. catalog, push ALT-B and that line will be blanked.  You
  2413. could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2414. the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2415. the right of the cursor will be erased.
  2416.  
  2417.  
  2418. Utility Menu - Set Security Code
  2419.  
  2420. This software provides a three level security system.
  2421.  
  2422. Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2423. access code.
  2424. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 46
  2425.  
  2426. Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2427. security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2428. only access you can look up and read any of the entries, but you
  2429. can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2430. the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2431. no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2432. looks like when the software is set for read-only access. 
  2433.  
  2434. Level 2 security might be used in a store where only the
  2435. employees have access to change entries while patrons of the
  2436. store have read-only access for looking up information.
  2437.  
  2438. Level 3 - allows full access to anyone.
  2439.  
  2440. To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2441. the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2442. digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2443. the software will run at level one security.  You will need to
  2444. enter the correct security code number before getting access to
  2445. the software.
  2446.  
  2447. Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2448. you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2449. other number provides read-only access.
  2450.  
  2451. Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2452. full, level 3, access to everyone.
  2453.  
  2454. If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2455. software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2456. appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2457. security code at this point and push ENTER.
  2458.  
  2459. The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2460. file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2461. You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2462. backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2463. utility (available only in the registered version).
  2464.  
  2465. Another problem you might run into is forgetting your security
  2466. code.  Should this happen you can still get into the software
  2467. once you have the registered version.  On the registered disk
  2468. you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2469. This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2470. security code to allow full access.  
  2471.  
  2472. The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2473. order to prevent people whom you do not want to have access to
  2474. your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2475. be careful if you are using the security feature in the shareware
  2476. version of this software.
  2477. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 47
  2478.  
  2479.  
  2480. Utilities Menu - Set Screen Colors
  2481.  
  2482. OYC will initially start running in the black & white
  2483. mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2484. Utilities menu.  You can also push CTRL-A to jump directly
  2485. to this screen.  Five possible color settings will be displayed. 
  2486. Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2487. you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2488.  
  2489. This set up screen also allows you to control the BEEP that
  2490. sounds when the cursor reaches the end of a line  Push F1 to
  2491. toggle the BEEP on or off.
  2492.  
  2493.  
  2494. Utilities Menu - Delete Catalog
  2495.  
  2496. If you are no longer using a catalog, it can be deleted using
  2497. the "Delete Catalog" option on the Utilities menu.  Select
  2498. "Delete Catalog" and a listing of catalogs will be displayed.  
  2499. Use the scroll bar to highlight the catalog you want to delete
  2500. and push ENTER.  If there are entries in the file OYC will 
  2501. tell you how many entries it has (see figure 27) and ask you
  2502. to confirm that this is the correct file to delete.
  2503.  
  2504. Do not try to delete the catalog if OYC is set to use that
  2505. catalog.  If you do, the catalog will be deleted and then
  2506. immediately recreated as OYC tries to use that catalog.
  2507.  
  2508.  
  2509. Utilities Menu - Select Catalog
  2510.  
  2511. The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  2512. catalog or create a new catalog file.  You can have as many
  2513. catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  2514. version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  2515. catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  2516. Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  2517. a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  2518. Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  2519.  
  2520. Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  2521. using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  2522. very confusing.  In many cases you can enter all of your
  2523. information in one catalog and let the software sort it out. 
  2524. This makes it a lot easier to find specific entries because you
  2525. do not first have to figure out which catalog it is in.
  2526.  
  2527. To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  2528. Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  2529. the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  2530. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 48
  2531.  
  2532. highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  2533. use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  2534. then push ENTER.
  2535.  
  2536. The menu for selecting the catalog name is designed to make
  2537. selecting the correct catalog quick and easy.  For example,
  2538. you can move the scroll bar directly to the catalog you want
  2539. to highlight by pushing the first letter of the catalog name.
  2540. If several catalogs start with the same letter, push that
  2541. letter until the correct catalog is highlighted.
  2542.  
  2543. A mouse can be used to select a catalog name by placing the
  2544. mouse cursor on the catalog to be selected and pushing
  2545. the left mouse button twice.  You can move through the
  2546. list of catalogs by using the diamond shaped slider along
  2547. the right edge of the menu.  Put the mouse cursor on the
  2548. "slider", hold the left mouse button down and move the
  2549. mouse cursor up or down.
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553. THE REPORT MENU
  2554.  
  2555. The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  2556. (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  2557. used to design reports, set the report lengths and enter some of
  2558. the final report design options.
  2559.  
  2560.  
  2561. Report Menu - Send To [ Monitor ]
  2562.  
  2563. There are seven places you can send a report.  These are:
  2564.  
  2565. MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  2566. a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  2567. screen.
  2568.  
  2569. PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  2570. will be sent to your printer.  This type of report is designed
  2571. for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  2572. laser printers.
  2573.  
  2574. To send a report to the printer you first need to have designed a
  2575. report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  2576. comes with a standard format that will print everything in each
  2577. entry.  You can design your own report formats to look any way
  2578. you want.
  2579.  
  2580. PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  2581. the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  2582. for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  2583. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 49
  2584.  
  2585.  
  2586. daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  2587.  
  2588. ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  2589. listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  2590. text file which means it can be imported into any word processor. 
  2591. This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  2592. you send to other collectors.
  2593.  
  2594. dBase File: Selecting this option will save the results of a
  2595. search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  2596. any software that can read dBase III files.
  2597.  
  2598. QUICK VIEW: This option puts the results of a search or
  2599. listing into a list, in which each entry is shown on one line,
  2600. on the screen that shows 21 entries per screen.  You can then 
  2601. move a scroll bar through the list and pick individual entries
  2602. to display.  (Note: this feature requires the additional
  2603. video memory that is normally only available with color monitors
  2604. The Quick View also uses your disk for temporary storage.
  2605. Thus you must have space available on your disk).
  2606.  
  2607. The Quick View listing contains all of the information in the
  2608. entry.  If the combined length of the lines in your catalog
  2609. format exceeds 80 characters (the width of the screen), you
  2610. can move the Quick View display to the right or left using
  2611. the right or left cursor keys.  Each time you push either
  2612. cursor key the display will move by the amount of space
  2613. used by one column of information.
  2614.  
  2615. When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  2616. keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  2617. change the display by a complete page.  The Home and End keys
  2618. will take you directly to the beginning or end of the list. 
  2619.  
  2620. To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  2621. that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  2622. Quick View screen by pushing F2.
  2623.  
  2624. With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  2625. exit from the Quick View function.
  2626.  
  2627. LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  2628. the "PRINTER-Continuous" report except that page feeds are not
  2629. included.  This setting should be used anytime you are printing
  2630. continuous feed labels.
  2631.  
  2632.  
  2633. Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  2634.  
  2635. To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  2636. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 50
  2637.  
  2638. To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  2639. window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  2640. report types will be listed and there will be an "X" in the box
  2641. next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  2642. listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  2643. change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  2644. move to the next box changing and changing the setting.  Press
  2645. TAB until the software is set for the type of report you want to
  2646. use and then press the ENTER key.
  2647.  
  2648.  
  2649. Report Menu - Page Length
  2650.  
  2651. The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  2652. that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  2653. example, most dot matrix printers will print 66 lines on an 11
  2654. inch page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  2655. select this option a window will appear in the middle of the
  2656. screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  2657. enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  2658.  
  2659.  
  2660. Report Menu - Dashed Line
  2661.  
  2662. If you wish, you can have the software print a dashed line
  2663. between each entry listed on a report.  In some cases
  2664. this helps to separate entries making them easier to read.  The
  2665. dashed line will also contain the entry number providing a means
  2666. of determining which entry numbers are being printed.
  2667.  
  2668. The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  2669. Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  2670. change the setting between on and off.  The setting will be
  2671. stored on the disk.  Once set it will not change until you
  2672. use this toggle again.
  2673.  
  2674.  
  2675. Report Menu - Column Headings
  2676.  
  2677. You can have column headings printed at the top of the page.  The
  2678. line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  2679.  
  2680. With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  2681. printed using the same format as you've set up for the printed
  2682. report.
  2683.  
  2684. This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  2685. Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  2686. toggled between on and off.
  2687.  
  2688. A typical use for column headings is with single line reports. 
  2689. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 51
  2690.  
  2691. You can set up a report format that prints all of the information
  2692. on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  2693. use condensed print to get more characters per line).  What
  2694. you'll get using this type of format are columns of information
  2695. with an identifying title at the top of each column.
  2696.  
  2697.  
  2698. Lock Top Line - this can be a very useful feature.  When toggled 
  2699. ON the Lock Top Line will print the first line of the report 
  2700. only when it differs from the first line of the previous entry 
  2701. printed.  For example, if you had a report (listing all your
  2702. fabrics by season) that puts the season on the first line 
  2703. and the balance of the information on the second line, you 
  2704. would get a printed report looking like:
  2705.  
  2706. FALL
  2707.   Brown/Lt. Organge Check         cotton    4 yards
  2708.   Gold    Solid         cotton    2 yards
  2709.   Red     Solid         cotton    2 yards
  2710.  
  2711. SPRING
  2712.   White   Solid         cotton    8 yards
  2713.   Yellow  Floral Print  cotton    6 yards
  2714.  
  2715. With the LOCK TOP LINE option set to "OFF" the season is printed
  2716. for every item listed.  To print a listing like the one shown
  2717. above you will need to set up a two line report format.  The
  2718. season goes on the first line and all of the other information on
  2719. the second line.
  2720.  
  2721.  
  2722. Report Menu - Set Up Report Format
  2723.  
  2724. OYC gives you a way to design your reports to look any way
  2725. you want them to.  You can include just the lines of information
  2726. you want and design reports that print small labels or full sized
  2727. reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  2728. brings up the screen used to design report formats.  You may
  2729. design and use as many different report formats as you wish,
  2730. giving each format its own name.
  2731.  
  2732. Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  2733. what the screen looks like before starting to design a report. 
  2734. Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2735. screen.
  2736.  
  2737. The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  2738. The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  2739. this is different from the page length that is set on the Report
  2740. menu.  The report length is the number of lines used to print the
  2741. information about one entry.  A report can have from one line up
  2742. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 52
  2743.  
  2744. to 21 lines.
  2745.  
  2746. There are two bars that graphically show the report length.  The
  2747. top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  2748. The lower bar is a solid line.
  2749.  
  2750. Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  2751. RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  2752. print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  2753. size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  2754. minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  2755. place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  2756. an example of a report set for six lines (figure 31).
  2757.  
  2758. The F2 key is used to select the line you want to put on the
  2759. report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  2760. change.  In addition to the title of the line the length of the
  2761. line is also shown.  In addition to the 21 line titles you can
  2762. also place the entry number on your reports.  The entry number
  2763. will appear as the 22nd title when pushing F2 to change the title
  2764. shown in the brackets.
  2765.  
  2766. The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  2767. keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  2768. line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  2769. row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  2770. key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  2771. placed on the report at the cursor location.
  2772.  
  2773. If you try to place a line in a location that would result in two
  2774. lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  2775. the line will not be accepted.
  2776.  
  2777. You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  2778. key until the name of the line you want to replace is in the
  2779. brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  2780. location and then pushing F3.
  2781.  
  2782. The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  2783. however you can set up and print reports that are up to 250
  2784. characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  2785. the 80 character width of your screen the display will scroll to
  2786. the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  2787. forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  2788. key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  2789. numbers in the upper right corner).
  2790.  
  2791. Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  2792. be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  2793. space the line will use when printed.
  2794. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 53
  2795.  
  2796. To make things fit better you can shorten the length of the lines
  2797. to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  2798. first 5 characters of the DESIGN/PATTERN line push F2 until the 
  2799. DESIGN\PATTERN is shown in the brackets.  Then push F4.  The F4
  2800. key is used to change the length of a line.  When you push F4,
  2801. the line length within the F2 brackets will be replaced by a
  2802. blank space.  You can then enter a new line length.
  2803.  
  2804. Line lengths can not be set to be longer than they are in the
  2805. catalog format.  Thus, if the length of a line in the catalog
  2806. format is 4 characters, then you can not set that line to be
  2807. longer than 4 characters on the report format.  Since the name
  2808. of the line is used to show how much space the line will use
  2809. when printed, if the line is only 4 characters long, then only
  2810. the first four characters of the line name will be displayed on
  2811. the report format setup screen.
  2812.  
  2813. If you place a line on the report and then decide that you don't
  2814. want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  2815. name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  2816. delete a line from the report.
  2817.  
  2818. You can have the titles of the lines printed on your reports.
  2819. OYC will print the line title, a colon and the information on
  2820. that line.  Do not use this feature when printing in columns.
  2821.      
  2822. The line titles are toggled on or off when by pushing CTRL-T 
  2823. ("T" for title).  The status of the line title setting will be
  2824. displayed as a part of the top line.
  2825.  
  2826. When the line titles are toggled on an additional 16 spaces 
  2827. will be used to print each line.  This will be shown on the 
  2828. "Set Report Format" screen by an increase in the displayed 
  2829. length of the lines.  Please note that the name of the line 
  2830. will always be shown as a part of the line - without regard 
  2831. to whether the line titles are on or off.  The amount of space 
  2832. that will be used to print the line, or the title plus the line,
  2833. will be indicated by a combination of the name of the line plus 
  2834. a series of asterisks.
  2835.  
  2836. Please note that, if you switch the titles between being toggled
  2837. on and off it may appear that some of the lines have disappeared.
  2838. This just means that the line locations can not be displayed on
  2839. the screen as it is set up.  Should this happen you should re-
  2840. arrange the location of the affected items.  Before saving a
  2841. report format be sure you can see all of the lines you want to
  2842. print and that none of them are overlapping.
  2843.  
  2844. If you are going to include the titles on your printed reports
  2845. you might want to use the "Set Up Catalog" function on the
  2846. Utilities Menu to right justify the line titles.  This will 
  2847. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 54
  2848.  
  2849. result in a cleaner looking report.
  2850.  
  2851. Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  2852. to save it.  You can save as many different report formats as
  2853. you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  2854. allows you to select the format name of an existing report or
  2855. assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  2856. I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  2857. format.  (This format is supplied with the software).
  2858.  
  2859. To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  2860.  
  2861.  
  2862. Report Menu - Report Format
  2863.  
  2864. You can also change report names using the "Report Format" option
  2865. on the Report menu.  The current setting for the report format
  2866. will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  2867. select this option a box will appear that shows all of the format
  2868. names currently used.  You can select one by highlighting it with
  2869. the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  2870. to enter a new format name.
  2871.  
  2872. Please note that if you have the software set to use a format
  2873. name for which no format has been defined, your printed reports
  2874. will be blank.
  2875.  
  2876.  
  2877. Printing A Report
  2878.  
  2879. Here are the steps you would follow to print a report:
  2880.  
  2881. 1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  2882. to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  2883. is available whenever you needed it.
  2884.  
  2885. 2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  2886. on the appropriate line(s).
  2887.  
  2888. 2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  2889. the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  2890. based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  2891.  
  2892. 3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  2893. the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  2894. options will open in the middle of the screen.  Most people will
  2895. want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  2896. move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  2897. page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  2898.  
  2899. 4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  2900.  
  2901.  
  2902. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 55
  2903.  
  2904. 5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  2905. settings to be sure they are set the way you want them to be.
  2906.  
  2907. 6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  2908. Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  2909. prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  2910. title for this report.  You can enter anything you like as a
  2911. title as long as the number of characters in the title does not
  2912. exceed 80 characters or the width of your report format,
  2913. whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  2914. entering a title, the software will put a default title on your
  2915. report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  2916. and then push ENTER.
  2917.  
  2918. Your report will now start printing.
  2919.  
  2920. I have taken you through printing a report in a step-by-step
  2921. detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  2922. software you can skip some of these steps and use the short cut
  2923. keys.  For example, if you've already printed one report you can
  2924. print a second simply by entering your search criteria and
  2925. pushing F6 (or F8).
  2926.  
  2927.  
  2928. EXIT MENU
  2929.  
  2930. You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  2931. pushing the ESC key.
  2932.  
  2933. The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  2934. Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  2935. DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  2936. from this software before turning off your computer.  Turning off
  2937. your computer while any program is still running can result in
  2938. the partial loss of data should that data still be in your
  2939. computer's internal buffers.
  2940.  
  2941.  
  2942. Backing Up Your Catalog
  2943.  
  2944. Entering the information about your collection takes a lot of
  2945. time and it's not something most people want to do twice.  That's
  2946. why maintaining current backup copies of all your catalog files
  2947. is very important.  The second selection on the Exit Menu
  2948. provides a limited, but effective way to backup your catalog
  2949. files.
  2950.  
  2951. Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  2952. disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  2953. software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  2954. backup utilities available.  We are only including this utility
  2955.  
  2956. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 56
  2957.  
  2958. because a large number of users create catalogs having several
  2959. thousand entries and then lose them when their computers
  2960. encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  2961. provide something you can use while your catalog is small and
  2962. until you can purchase a normal backup utility program.
  2963.  
  2964. The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  2965. name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  2966. the middle of the status line (second line down from the top). 
  2967. Each catalog must be backed up separately.
  2968.  
  2969. To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  2970. the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  2971. screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  2972. or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  2973. screen push the letter that identifies the disk drive containing
  2974. the backup floppy disk.
  2975.  
  2976. You should start your backup using a blank formatted disk and use
  2977. a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  2978. three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  2979. always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  2980. your current backup should turn out to be a backup copy of files
  2981. that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  2982. back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  2983. Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  2984. using them a second, third, forth, etc. time for the same
  2985. catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  2986. catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  2987. You only need to start with a blank floppy the first time that
  2988. disk is used.
  2989.  
  2990. You can recover a backup copy by following essentially the same
  2991. sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  2992. backup on the appropriate screen.
  2993.  
  2994. The backup utility uses an archiving utility called LHA.  It is
  2995. a separate program that OYC runs by shelling to DOS.  This
  2996. utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.
  2997. The documentation for this utility is included on the disk in a
  2998. text file called LHA.DOC.  You may use this utility for other
  2999. things and I recommend you read the documentation.  Please
  3000. note that LHA may not be used with any software that uses
  3001. copy protection.
  3002.  
  3003. The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  This
  3004. option gets you to the DOS prompt without exiting the program
  3005. OYC remains in your computer's memory and you can return to
  3006. where you left off by typing the word EXIT at the DOS prompt.
  3007.  
  3008. You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3009.  
  3010. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 57
  3011.  
  3012. DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3013. format a floppy disk.
  3014.  
  3015.  
  3016. HELP MENU
  3017.  
  3018. OYC includes a series of help screens that have key
  3019. information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3020. the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3021. want information on.
  3022.  
  3023.  
  3024. RETURN
  3025.  
  3026. The final selection only appears at the top of the screen when a
  3027. drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3028. drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3029. Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3030. ESC key.
  3031.  
  3032.  
  3033. CALCULATOR
  3034.  
  3035. A pop-up calculator is included in OYC and can be accessed from
  3036. the Main Screen, Edit Screen, or Make Entries Screen.  To
  3037. display the calculator push CTRL-C.
  3038.  
  3039. The calculator displays a "tape" of the calculation.  Use the
  3040. numeric keypad just as you would a normal calculator.  (The
  3041. ENTER key functions as the = key).  As you use the numeric keypad
  3042. to enter calculations you will see them printed on the "tape"
  3043. that appears on the screen.
  3044.  
  3045.      
  3046. GRAPHIC IMAGES 
  3047.  
  3048. The OYC software can display PCX graphics images.  There can
  3049. be a separate graphics image for each entry in your catalog.
  3050. The number of graphic images is only limited by the size
  3051. of your hard disk.
  3052.  
  3053. The software uses the 21st line of the catalog format to specify
  3054. the filename for the graphics image.  If you already have an
  3055. existing OYC catalog in which the 21st line is not used, you 
  3056. will need to set up a new catalog (with the 21st line set for 
  3057. at least 8 characters) and then copy the entries from the old 
  3058. catalog to the catalog you just set up.  You would use the 
  3059. same procedure as is used to change the length of a line and
  3060. which is described earlier in this manual.
  3061.  
  3062.  
  3063. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 58
  3064.  
  3065. When you set-up line 21 you do not need to limit it to 8 
  3066. characters in length.  However, only the first 8 characters will
  3067. be used to identify graphics images.  Provided you put a space 
  3068. after the PCX filename, you can use any additional space on this
  3069. line for other information.  This line still functions in the 
  3070. same way as all of the other lines.  It can be indexed, searched,
  3071. and cross referenced.
  3072.      
  3073. Once you have a catalog with line 21 set-up all you need to do is
  3074. enter the filename used by a PCX graphics image on that line.
  3075. Just enter the filename, you do not need to enter the PCX
  3076. filename extension.  For example, if the name of the PCX file is
  3077. SAMPLE.PCX, then just enter SAMPLE on line 21.
  3078.  
  3079. Graphics images can only be displayed after an entry has been
  3080. saved.  Once an entry has been saved use either a search or the
  3081. editor to display the catalog entry.  You can also push F1,
  3082. immediately after saving an entry, to directly go into the edit
  3083. mode and display the entry you just saved.
  3084.  
  3085. To display a graphics image push CTRL-PgDn.
  3086.  
  3087. If when you push CTRL-PgDn to see a graphics image you get a
  3088. blank screen instead, then one of the following has happened:
  3089.  
  3090.    1) The graphic image is in the wrong format.
  3091.  
  3092.    2) Your computer can not display graphic images
  3093.       of the size and/or type stored in this file.
  3094.  
  3095.    3) The image file does note exist.
  3096. ____________________________________ORGANIZE YOUR FABRICS - 59
  3097.  
  3098.  
  3099. ORGANIZE! YOUR FABRICS
  3100.  
  3101. ORGANIZE! YOUR FABRICS is designed for use by people who sew,
  3102. create crafts or by anyone who uses or works with fabrics.  It is
  3103. ideal for maintaining an easy-to-update inventory of materials
  3104. you have, how you intended to use them and how to care for them. 
  3105. You can also include, in your catalog, a list of fabrics or
  3106. notions you have purchased to go with this fabric or which you
  3107. need to purchase.
  3108.  
  3109. The user definable capabilities of ORGANIZE! Your Fabrics allow
  3110. you to catalog nearly any type of fabric, notion, thread or other
  3111. related items.  
  3112.  
  3113. The filename for this template is: FABRICS
  3114.  
  3115. The following are descriptions of what each line was designed to
  3116. catalog.  You are not limited to this information.  You can enter
  3117. anything on any line and ORGANIZE! Your Fabrics will be able to
  3118. conduct correct searches and sorts.
  3119.  
  3120.  
  3121. Main Color (10) - The predominating color of the fabric.  If the
  3122. fabric has several colors, none of which predominate, then it can
  3123. be identified as mixed.
  3124.  
  3125. Other Colors (25) - The other colors in the fabric.
  3126.  
  3127. Design/Pattern (12) - The design (or pattern) of the colors in
  3128. the fabric.  Typical words to describe patterns are: geometric,
  3129. stripes, paisley, check, plaid, floral, border print, tiny print,
  3130. small print, large print and none.
  3131.  
  3132. Yardage (6) - Yardage you have.  This can be entered using the
  3133. units you feel most comfortable with.  It can be a fraction such
  3134. as 2-1/8 yard shown as 17/8.  It can be a decimal such as 2.125
  3135. for 2-1/8 yd.  Or you can just show the number of eighths of a
  3136. yard, which would be 17 for the example we've been using.
  3137.  
  3138. If you use the indexing feature and enter the yardage as either a
  3139. decimal or as eighths, the software will be able to list all of
  3140. the fabrics for which you have more yardage than a minimum amount
  3141. specified by you (use the set starting point feature on the
  3142. Search Menu).  That way, if you are working on a large project,
  3143. you can quickly get a list of the fabrics you have on hand in a
  3144. sufficient quantity for your project.
  3145. ____________________________________ORGANIZE YOUR FABRICS - 60
  3146.  
  3147.  
  3148. Width (3) - Enter the width of this fabric.
  3149.  
  3150. Note (25) - This line is provided for miscellaneous information
  3151. you may need to catalog for your specific requirements.
  3152.  
  3153. Cost (8) - The price paid for this piece of fabric.  This
  3154. information can be useful if you are making something for another
  3155. person either professionally (for sale), or in a situation where
  3156. that person offered to pay for the material.
  3157.  
  3158. Fabric Content (20) - What material is this fabric made from.  I
  3159. recommend that you be consistent in the terms you use and how you
  3160. arrange the information on this line.  (Actually that suggestion
  3161. applies to any line).  Use standard terms such as wool, cotton,
  3162. poly, silk, linen, rayon, leather, etc.  You may wish to include
  3163. percentages or use terms such as "blend" or "all".  However,
  3164. remember to be consistent as to which terms you use.
  3165.  
  3166. Fabric Type (10) - Use this line for description information
  3167. about the fabric.  Identifying terms are words such as: challis,
  3168. corduroy, knit, flannel, georgette, crepe, etc. should be entered
  3169. on this line.
  3170.  
  3171. Fabric Weigh (8) - You may have your own terminology to describe
  3172. fabric weights, but again it is important to be consistent and
  3173. always use the same term to describe the same fabric weight. 
  3174. Typical terms are: Sheer, light, medium, heavy, etc.
  3175.  
  3176. Season (9) - In addition to the information provided in the
  3177. previous three lines it can also be helpful to be able to sort or
  3178. find fabrics based on the season they are most suitable for. 
  3179. Again you can use your own terms, but typical terms are: winter,
  3180. summer, spring, fall, all, and combinations of these to describe
  3181. transitional fabrics.  You can also use this line to identify
  3182. fabrics associated with specific holidays such as Christmas or
  3183. Halloween.
  3184.  
  3185. Fabric Care (25) - Enter a short description to show the best way
  3186. to clean this fabric.  For example:  "hand wash, line dry" or
  3187. "dry clean."
  3188.  
  3189. Ready To Sew? (2) - In many cases a fabric should be washed
  3190. before it is used, in case it shrinks, bleeds or changes
  3191. character.  Put a "Y" on this line if the fabric is ready to be
  3192. used.  This allows you to quickly identify all of the fabrics
  3193. that are ready to go!
  3194.  
  3195. Location (15) - Describe where the fabric is stored.  You may
  3196. have box numbers, a drawer, cabinet, or whatever.  You can also 
  3197. ____________________________________ORGANIZE YOUR FABRICS - 61
  3198.  
  3199. use this line to identify fabrics you don't have, but which are
  3200. available from a friend or relative.  For example, if you are
  3201. planning a Christmas project and last August your aunt told you
  3202. she had the perfect fabric for part of that project, you could
  3203. enter that fabric in your catalog and use this line to identify
  3204. it as belonging to your aunt.
  3205.  
  3206. Notions (60) - Use this line to list any matching notions
  3207. (zipper, seam binding, thread, buttons, etc.) you have purchased
  3208. to go with this fabric.
  3209.  
  3210. Purchased From (60) - The name of the store or outlet you
  3211. purchased this fabric from.  You may also want to include a
  3212. purchase date and the store's phone number.
  3213.  
  3214. Use (3 lines of 64 characters each) - These three lines are used
  3215. to describe the intended use you had in mind when this fabric was
  3216. purchased.  If could be a short note such as "blouse"; it can
  3217. include information about a specific pattern (eg. V1723 view C);
  3218. or you may want to enter the name of the person for whom you
  3219. intended to make something.
  3220.  
  3221. Note: HomeCraft also publishes a program called ORGANIZE! YOUR
  3222. BOOKS which can be used for cataloging patterns.
  3223.  
  3224. Matches (2 lines of 60 characters each) - Use this line to
  3225. identify other things this fabric matches or descriptions of
  3226. garments in your wardrobe (or someone else's wardrobe) that this
  3227. fabric matches.
  3228.  
  3229.  
  3230. _____________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 63
  3231.  
  3232. APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  3233.  
  3234. This section describes some of the errors and problems other
  3235. users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  3236. the software will detect problems, diagnose them and put a
  3237. message on the screen.
  3238.  
  3239. Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  3240. you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  3241. protection and the problem will be solved.  This problem might
  3242. also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  3243. directory even if there is space available on your disk. 
  3244. Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  3245. number of files you can have in a directory.  In most cases this
  3246. limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  3247. may get the "Permission Denied" error message.
  3248.  
  3249.  
  3250. Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  3251. length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  3252. line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  3253. then the software is telling you that at least one entry has
  3254. already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  3255. the lines can not be changed.
  3256.  
  3257. OYC uses what is called a fixed length random access
  3258. data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  3259. means that if you change the lengths of any of the lines the
  3260. software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  3261. software will not allow you to change the length of a line after
  3262. an entry has been saved.
  3263.  
  3264. If you need to change your catalog format after saving an entry
  3265. you can do this by creating a new catalog format with the line
  3266. lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  3267. from your old format to the new format.  Once all of the entries
  3268. have been copied (use the editor to see that they are correctly
  3269. copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  3270. option that is used to delete catalogs.
  3271.  
  3272.  
  3273. The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  3274. not start there are several possibilities:
  3275.  
  3276. 1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  3277. your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  3278. the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  3279. DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  3280. directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  3281. the DOS CD command to change to the correct directory.
  3282. _______________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 64
  3283.  
  3284. 2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  3285. OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  3286. the section which discusses fragmented files.
  3287.  
  3288.  
  3289. All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  3290. with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  3291. today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  3292. Usually the cause of this problem is that the database filename
  3293. has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  3294. stored using a different filename than the current filename.  In
  3295. many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  3296. and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  3297. using the right filename.
  3298.  
  3299.  
  3300. The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  3301. addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  3302. you to store data in other directories.  If you are looking for a
  3303. database file that is stored in a different directory, you will
  3304. need to specify the PATH to that directory as a part of the
  3305. filename.
  3306.  
  3307. I generally recommend you keep all of your database files in the
  3308. same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  3309. track of what these files are used for and which program they go
  3310. with.
  3311.  
  3312.  
  3313. Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  3314. that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  3315. normal result of using a computer.  When a computer stores
  3316. information on a disk it puts it into the next available sector
  3317. on the disk.  The next available sector may not be physically
  3318. located anywhere near the previous sectors the computer was
  3319. using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  3320. small pieces that are scattered in various sectors all over the
  3321. disk.
  3322.  
  3323. The problem with fragmented files is that they slow down your
  3324. computer because it takes more time for the heads in your disk    
  3325.   
  3326. drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  3327. over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  3328. actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  3329. linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  3330. lock-up, you might start getting strange results for searches or
  3331. be unable to access some entries.
  3332.  
  3333. If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  3334. giving you strange results and problems, the cause may be the
  3335. _________________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 65
  3336.  
  3337. result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  3338. range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  3339. To solve and prevent this problem you'll need utility software
  3340. such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  3341. provide file de-fragmentation. 
  3342.  
  3343. You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  3344. found my computer can get fragmented files after just one day of
  3345. use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  3346. In most cases you should perform preventive maintenance by
  3347. defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  3348.  
  3349.  
  3350. An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  3351. boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  3352. then the security feature is activated.  If you are unable to get
  3353. past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  3354. to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  3355. with the registered version of this software.  You can also
  3356. re-install the software in order to regain access.
  3357. I N D E X
  3358.  
  3359. ASCII file, 15
  3360. Alphabetical searches, 14, 28, 29
  3361. Asterisks, 79
  3362. Backing up, 5, 54 
  3363. Browsing, 13, 25
  3364. CONFIG.SYS file, 8 
  3365. Calculator, 56
  3366. Catalogs, Changing Names, 16
  3367. Catalogs, Setting Name, 16
  3368. Catalog format, Copying,44
  3369. Catalog Format, Indexing, 18
  3370. Catalog Format, Line Lengths, 43
  3371. Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  3372. Catalog Format, Modifying, 17
  3373. Catalog Format, Setting Up, 17
  3374. Catalog Format, Totals, 18
  3375. Catalog line lengths, changing, 87
  3376. Clearing the screen, 21
  3377. Column headings, 50
  3378. Continuous Paper, 15
  3379. Copy previous entry, 23
  3380. Copy last entry, 24
  3381. Copy a single line, 24
  3382. Copy entries, 33
  3383. Cross referencing, 29
  3384. Dashed line, 50
  3385. Data files, existing, 2 
  3386. Database, definition, 2 
  3387. dBase file, importing, 36
  3388. Delete key, 21
  3389. Deleted entries, finding, 31
  3390. Deleted entries, eliminate, 41
  3391. Directory, definition, 3 
  3392. Editing Entries, 12
  3393. Edit menu, 25
  3394. Edit menu, select number, 25
  3395. Edit menu, page backward, 25
  3396. Edit menu, page forward, 25
  3397. Edit menu, undelete entry, 26
  3398. Edit menu, remove memo, 26
  3399. Edit menu, save changes, 26
  3400. Entry number, 20
  3401. Erase screen, 24
  3402. Exit menu, 54
  3403. F1 key, 25
  3404. F2 Key, 25, 33
  3405. F3 key, 24
  3406. F6 key, 29
  3407. F7 key, 24
  3408. Filenames, 90
  3409. Find deleted entries, 31
  3410. Floppy disk, definition, 2 
  3411. Fragmented files, 40, 54
  3412. Global search, 31
  3413. Graphic Images, 57
  3414. Hard disk, definition, 2 
  3415. INSTALL.EXE, 6 
  3416. Indexing, 18, 43
  3417. Insert key, 21
  3418. Installation, 6 
  3419. Installation, floppy disk,7 
  3420. Installation, hard disk, 6 
  3421. LHA.EXE, 55
  3422. Line Titles, 17
  3423. Line Lengths, 43
  3424. List entries, 27
  3425. Macros, 45
  3426. Main Screen, 10, 20
  3427. Make new entries, saving, 23
  3428. mb, definition, 3 
  3429. Memos, 22
  3430. Memo, removing (erasing), 26
  3431. Menus, Using the, 10
  3432. New Entries, Making, 11
  3433. New Entries, Saving, 12
  3434. New catalog format, set up, 42
  3435. OYC.EXE, 9
  3436. OYCOVL file, 58 
  3437. Page backward, 25
  3438. Page forward, 25
  3439. Page length, 50
  3440. Permission denied error, 91
  3441. PgDn key, 22
  3442. Printed Reports, 15
  3443. Quick View, 15
  3444. RESET.EXE, 65
  3445. Reindex, 37
  3446. Report menu, 48
  3447. Report menu, send to, 48
  3448. Report menu, dashed line, 50
  3449. Report menu, column headings, 50
  3450. Report menu, page length, 50
  3451. Report menu, set up format, 51
  3452. Report format, set up, 51
  3453. Reports, printing, 53
  3454. Reserve space, 40
  3455. Saving entries, 23
  3456. Screen print feature, 33
  3457. Screen colors, 47
  3458. Searching, 13
  3459. Search menu, 27
  3460. Search menu, list entries, 27
  3461. Search menu, alphabetically, 28
  3462. Search menu, sequential, 28
  3463. Search menu, global search, 31
  3464. Search menu, set starting point, 31
  3465. Search menu, case setting, 32
  3466. Search menu, save changes, 32
  3467. Search again, 33
  3468. Security code, 46
  3469. Sequential Searches, 14, 28
  3470. Site licenses, 97
  3471. Sorting, 38
  3472. System requirements, 4 
  3473. Technical support, 4 
  3474. Total Values, 18, 33
  3475. Undelete entry, 26
  3476. Using this manual, 3 
  3477. Utilities, 16
  3478. Utilities menu, 33
  3479. Utility menu, copy feature, 33
  3480. Utilities menu, reindex, 37
  3481. Utilities menu, sort, 38
  3482. Utilities menu, reserve space, 40
  3483.  
  3484.